Toute entreprise travaillant dans le secteur des soins de santé est aujourd’hui confrontée à de nombreux défis: évolution des réglementations, passage à la CIM-10 et augmentation du nombre de patients. Pour les équipes financières, cela se traduit par une hausse de la charge de travail, notamment en ce qui concerne les rapprochements de fin de mois. Le processus de clôture d’AMGH était non seulement chronophage et fastidieux (80 heures par mois), mais il empêchait en outre les comptables compétents de l’entreprise d’effectuer un véritable travail à valeur ajoutée, c’est-à-dire de transmettre des analyses et des informations stratégiques.

Fait tout aussi important, le manque de visibilité sur l’ensemble du processus a non seulement augmenté les risques, mais a également rendu la gestion de la conformité plus difficile. Les réglementations dans les secteurs de la santé et de la comptabilité évoluent rapidement. Les parties prenantes et les entités gouvernementales attendent une transparence totale. Sans visibilité sur chaque processus, au niveau macro et micro, AMGH ne pouvait pas garantir que les processus de fin de mois étaient exécutés avec précision et dans les délais.

L'entreprise savait qu’elle devait automatiser considérablement son processus de clôture, mais toute nouvelle technologie devait s’intégrer avec fluidité à l’ERP qu’elle utilisait, MAS500. Les ressources dans l'entrprise dédié à ces activités étant limitées, la solution devait également permettre d’automatiser le flux des données depuis et vers l’ERP, sans intervention d’une équipe informatique déjà à bout de souffle.

L’équipe comptable a entendu parler de BlackLine par un consultant, qui avait déjà l’expérience des solutions de l’entreprise dédiées à la clôture financière et aux rapprochements. L’approbation du consultant et de SAP (BlackLine est l’une des 40 solutions approuvées au niveau mondial par le leader de l’ERP) a conduit AMGH à implémenter les produits BlackLine Account Reconciliations et Transaction Matching.

AMGH pilote désormais l’ensemble de son processus de clôture avec BlackLine. Grâce au connecteur MAS500 de BlackLine, les équipes comptables peuvent facilement importer les soldes des comptes du grand livre et les taux actuels, directement à partir de l’ERP. Les données sont automatiquement formatées (sans aucune intervention du service informatique) de manière à être utilisées dans BlackLine pour rapprocher les transactions.

Réduction de plus de 50 % des heures consacrées aux rapprochements. BlackLine permet à l’équipe comptable de comparer rapidement des données provenant de plusieurs sources (ERP, banque, livres auxiliaires, tableaux, etc.) et de simplifier le workflow.Le processus de rapprochement prenait auparavant environ 80 heures par mois. Aujourd’hui, c’est moins de 40 ! C’est une grande victoire », se réjouit Valerie Henning, directrice de la comptabilité chez AMGH. « Nous rapprochons tous nos comptes bancaires dans BlackLine, et cela nous a permis de gagner le temps que nous espérions. »

Préparation des tableaux simplifiée. Auparavant, déterminer les soldes restants de certains comptes était un processus très manuel et chronophage. Aujourd’hui, AMGH utilise Transaction Matching de BlackLine pour automatiser le processus d’identification des transactions rapprochées et non rapprochées.

Nous utilisons la fonctionnalité de rapprochement pour préparer des tableaux relatifs à quelques comptes pour lesquels nous devons éliminer les débits/crédits afin de calculer le solde », explique Valerie Henning. « Cela a également permis de réduire de moitié le temps consacré à ces comptes. »

Visibilité améliorée Si les gains de temps et de précision se sont révélés les avantages les plus mesurables, l’entreprise a également amélioré la visibilité, si essentielle, dans l’ensemble de l’organisation. Les rapports détaillés et les analyses automatisées de BlackLine permettent à Valerie Henning et à son équipe de suivre, de gérer et d’établir des rapports sur les données financières et le personnel.

Cette visibilité permet également à AMGH de s’acquitter plus facilement de ses responsabilités en matière de conformité à la loi Sarbanes-Oxley et au nouveau référentiel COSO. « BlackLine a permis d’améliorer la visibilité du processus et de mieux structurer la clôture », conclue Valerie Henning. « Pour compléter, nous sommes véritablement satisfaits ! »