Dans le secteur des carburants renouvelables, la concurrence est féroce et, par conséquent, les marges sont extrêmement faibles. « Nous faisons face à plus de 200 usines concurrentes à travers le pays et nous essayons tous de produire du carburant à moindres coûts », explique Todd Waltz, PDG d'Aemetis. « Nous devons être particulièrement attentifs à la structure de nos coûts, et tout nouvel outil ou processus que nous adoptons doit contribuer à l'efficience de notre activité. »

Or l'ancien processus de clôture financière d'Aemetis ne relevait effectivement pas ce défi. Le processus reposait principalement sur le papier, ce qui entravait l'efficacité, la visibilité et la fiabilité du travail : les 12 comptables (méthode Lean) de la société devaient enchaîner les heures supplémentaires tardives sur toute la période de clôture, croulant sous les classeurs et les feuilles de calcul Excel.

« Pour clôturer mes comptes, il me fallait déjà près d'un mois pour tout vérifier », raconte Jyothi Tammineni, directeur comptable chez Aemetis. « Il y avait toujours un risque que je rate quelque chose. Pour certains soldes, je ne comprenais même pas d'où venait le problème. »

Le manque de standardisation alourdissait encore la charge de travail de cette petite équipe. « Nous recevions les documents de clôture d'Inde, mais l'ERP et la checklist de clôture qu'ils utilisaient étaient complètement différents des nôtres. Il fallait donc créer un énième classeur. »

L'équipe s'est donc mise en quête d'une nouvelle solution, qui prendrait en charge le programme de contrôle interne d'Aemetis tout en dématérialisant le processus de clôture comptable. Le prix, les coûts de mise en œuvre et les capacités analytiques de la solution faisaient aussi partie des critères de sélection de la société.

« Nous savions qu'il nous fallait une solution simple d'utilisation qui s'intègrerait facilement à la routine de travail de notre équipe », explique Nilam Panchal, contrôleur de la zone Amérique du Nord chez Aemetis. « Nous tenions également à choisir un fournisseur doté d'un excellent service client et ouvert à la négociation. »

Plus important encore : la nouvelle solution devait fonctionner sans accroc avec QuickBooks, pour ne pas avoir à investir dans un ERP d'entreprise trop lourd. « Nous ne sommes pas une petite structure, nous générons 150 millions de chiffre d'affaires chaque année à l'international, mais nous avons une petite équipe comptable et nous utilisons QuickBooks Enterprise pour notre système de comptabilité. »

Au début, BlackLine ne figurait pas dans la liste de fournisseurs potentiels de l'équipe. C'est en y regardant de plus près et en assistant à une conférence utilisateurs de Blackline que l'équipe a rapidement changé d'avis.

« Au départ, nous pensions que BlackLine ne serait pas en mesure de répondre à nos problématiques principales », explique Waltz. « En nous informant davantage et en découvrant les possibilités qui s'offraient à nous, nous avons finalement été convaincus. Et aujourd'hui, on s'en félicite. »

Aemetis a déployé Account Reconciliations, Task Management et Journal Entry de BlackLine. « Au cours de notre processus de sélection, BlackLine revenait systématiquement dans le haut du panier. Les fournisseurs que nous avions envisagés dans un premier temps ont fini en bas de liste », explique Panchal. «BlackLine nous a vraiment accompagnés dans notre stratégie de coût. Nous avons réussi a déployer les solutions BlackLine en respectant nos contraintes budgétaires. »

3 à 4 jours économisés par mois. L'ancien processus de clôture comptable d'Aemetis impliquait un volume de tâches manuelles énorme, et en constante augmentation.

« Avec BlackLine, j'économise en moyenne trois à quatre jours de travail manuel fastidieux, car toute la paperasse a été supprimée », se réjouit Panchal. « À l'origine, mes classeurs étaient prêts au 15 du mois. Désormais, tout est prêt le 10 et tout est révisé avant que je prépare les états financiers. »

BlackLine a également contribué à la disparition des sessions de travail tardives pendant la clôture comptable.

« Au temps des clôtures au format papier, Jyothi Tammineni travaillait tard, jusqu'à l'épuisement », explique Waltz. « Deux cycles après le déploiement de BlackLine, au moment de quitter le bureau un soir, elle m'a semblé tellement détendue que ça m'a surpris. Je lui ai dit "On est en pleine clôture". Elle a répondu "Tout est sous contrôle, tout est en ordre". La voir aussi calme en période de clôture, c'est une vraie victoire. » Tammineni ajoute : « Maintenant que nous avons BlackLine, je ne reste plus au bureau jusqu'à 23 heures. Je rentre chez moi et, la plupart du temps, je n'ouvre même pas mon ordinateur. »

Simplification de l'audit par des tiers. L'ancien processus de clôture comptable d'Aemetis, au format papier, faisait de l'audit externe un processus excessivement chronophage.

« Nous faisons appel à des tiers pour notre processus de contrôle interne. À l'époque, ils nous transmettaient une longue liste, et nous devions retrouver les documents en question et placer les étiquettes sur les livres comptables. Ensuite, il fallait passer en revue toutes les étiquettes et la documentation », explique Waltz. « Désormais, il nous suffit de leur donner accès au système pour qu'ils puissent consulter ce dont ils ont besoin. Tout y est. Nous recevons beaucoup moins de questions des auditeurs et de l'équipe de contrôle interne. »

Responsabilisation des employés internationaux. Avant BlackLine, il était tout simplement impossible de suivre la progression et l'exécution des tâches en temps réel. « Notre équipe basée en Inde nous transmettait sa liste des tâches au format Excel », explique Waltz. « Mais nous ne savions jamais vraiment si le travail était fait ou pas. » Aujourd'hui, non seulement la progression des tâches est suivie en temps réel, mais les employés reçoivent automatiquement des rappels lorsque les tâches ne sont pas terminées dans les temps.

Et à la grande surprise des responsables, l'équipe indienne a adoré BlackLine. « Le déploiement a été un vrai succès. Ils ont complètement adhéré. L'utilisation d'un outil électronique apporte une dimension ludique à l'ensemble du processus de clôture, et leur permet de documenter facilement la bonne exécution des tâches. »

Intégration de BlackLine avec QuickBooks. Forte de son chiffre d'affaires de 150 millions par an, Aemetis confie cependant sa comptabilité à une petite équipe, qui travaille selon la méthode Lean. La société a profité des solutions proposées par BlackLine pour ne pas avoir à déployer un ERP destiné aux grandes entreprises.

« Les solutions BlackLine sont souvent utilisées par des entreprises dotées de grands systèmes ERP, comme SAP ou Oracle. Mais chez nous, on utilise BlackLine avec QuickBooks et cela ne nous empêche pas de tirer partie de tous les outils proposés », indique Panchal. « J'explique souvent aux petites entreprises comment elles pourraient elles aussi bénéficier de BlackLine, même si elles n'ont pas un grand ERP. Elles pourraient gagner tellement de temps. Je leur fait ma pub, même si je n'ai pas d'actions chez BlackLine ! »

Analyses en temps réel. Avec BlackLine, l'équipe comptable d'Aemetis n'a plus recours à des données datant de plusieurs mois pour ses analyses.

« Il est beaucoup plus confortable de consulter les chiffres directement sur BlackLine que d'aller les repêcher dans un classeur », explique Tammineni. « Avec BlackLine, je visualise toutes les données en temps réel. »

« J'ai travaillé dans des sociétés plus grandes, des entreprises pesant des milliards de dollars, qui sont extrêmement transactionnelles, où tout est encore révisé à posteriori. Ce n'est pas de cette manière que doivent se faire les contrôles internes », affirme Panchal. « La comptabilité doit se faire en temps réel, et BlackLine en a fait une réalité. »