Réduire les coûts globaux de main-d'œuvre de 9 ETP grâce à des audits simplifiés

POURQUOI BLACKLINE

L'évolution des besoins des clients, ainsi que la crise financière de 2008, ont conduit la direction d'Achmea à améliorer plusieurs processus commerciaux clés, y compris la clôture. Les clients de l’organisation exigeaient les coûts d’assurance les plus bas possibles ; l'amélioration de l'efficacité de la clôture - l'une des activités financières les plus exigeantes en main-d'œuvre et en temps - libérerait non seulement des ressources comptables pour des travaux plus importants, mais permettrait à la direction financière de contribuer au résultat net en réduisant les coûts liés à la clôture.

Les dirigeants d'Achmea ont examiné quatre fournisseurs potentiels dans la recherche d'un logiciel de clôture et de rapprochement basé sur le cloud. L'organisation souhaitait une solution qui s'intégrerait non seulement sans effort à son ERP existant, SAP, mais aussi une solution conviviale et conçue en premier lieu pour l'utilisateur final. « Nous avons choisi BlackLine pour plusieurs raisons. Principalement parce que c'est un outil convivial pour l'utilisateur final, et nous n'avons pas eu besoin de beaucoup d'implication informatique pour l'implémenter. C'est important pour nous - l'entreprise, et c'est parfait à utiliser », explique Schaaphok. Cette combinaison d'une technologie robuste et d'une interface utilisateur simple et facile à apprendre devait être proposée à un coût raisonnable. De plus, il est important pour Achmea d'avoir une solution qui s'intègre bien avec SAP. « Toutes nos écritures de journal sont dans SAP. C'est la base de notre grand livre général », ajoute Schaaphok. « Avec BlackLine, vous pouvez voir les mêmes données que vous voyez dans SAP. Mais vous pouvez faire bien plus avec ces données dans BlackLine », ajoute-t-il.

Pour Achmea, la plateforme Finance Controls and Automation de Blackline a non seulement satisfait à tous leurs critères pour un nouveau système, mais a également été mise en œuvre en moins de temps et à des coûts inférieurs à ceux attendus. La mise en œuvre des IFRS (bilans électroniques) dans toutes les unités commerciales et opérations n'a pris que neuf mois en raison de l'approche de projet d'Achmea, qui comprenait un petit groupe de projets dédié à la mise en œuvre, l'adhésion des principales parties prenantes et un point de contact unique au sein de BlackLine.

Industry

ERP

Region

Europe

COMPANY SIZE

Enterprise

BUSINESS IMPACT

• Réduction des coûts globaux de main-d'œuvre de 9 ETP grâce à la simplification des audits,

• Contrôles internes intégrés et automatisés, 

• Processus normalisés appliqués,

• Accès à des capacités améliorées de surveillance et de suivi pendant la durée de la clôture, qui ont toutes contribué à améliorer le bilan et la gestion des risques.

Regardez l'étude de cas d’Achmea

LES RESULTATS

Réduction des coûts globaux de main-d'œuvre de 9 ETP.

Grâce aux justifications de comptes, Achmea peut télécharger plusieurs soldes et appliquer un segment de compte pour identifier les types de solde, clés pour rester en conformité avec l'exigence IFRS de justification des soldes selon plusieurs normes. En conséquence, le personnel comptable d'Achmea a diminué de 9 ETP.

Audits simplifiés, réduisant à la fois le travail et le temps.

Avec BlackLine, le département peut simplement accorder l'accès aux fichiers et au système à des auditeurs externes. Les auditeurs peuvent se connecter de n'importe où, à leur propre rythme et accéder aux fichiers et aux listes de contrôle sans avoir à être sur place. Pour le personnel d'Achmea, cela signifie moins de ressources gaspillées pour agréger des fichiers papier, préparer les audits et communiquer avec les auditeurs, ce qui représente une économie de temps et d'argent. Comme avantage supplémentaire, Achmea a reçu des commentaires très positifs sur BlackLine et le processus amélioré de son auditeur externe.

Systèmes de contrôle interne intégrés dans le flux de travail pour respecter les normes commerciales internationales.

Avant BlackLine, le processus de fermeture très chargé d’Achmea compliquait la garantie de l’efficacité, de la mise à jour régulière et de l’utilisation cohérente des contrôles internes dans toutes les activités. Avec BlackLine, de solides systèmes de contrôle interne sont non seulement en place tout au long de chaque transaction, mais les contrôles eux-mêmes sont surveillés. Dans le module Account Reconciliations, BlackLine valide automatiquement les soldes des comptes, fournit un format normalisé pour les justifications, stocke la documentation des justifications, offre une visibilité sur l'ensemble du processus et aide à garantir la séparation des tâches entre le préparateur, le réviseur et l'approbateur. Achmea s'appuie également sur le module Variance, qui fournit des commandes intégrées conçues pour identifier les fluctuations inhabituelles et atténuer les risques grâce à des seuils de risque personnalisés.

Accès à des capacités de surveillance et de suivi améliorées pendant toute la durée de la clôture.

Auparavant, le suivi des progrès était difficile en raison du recours à un processus de clôture sur papier. Aujourd'hui, le personnel d'Achmea peut rapidement voir, en temps réel, comment la clôture progresse, ce qui reste à faire et qui doit le faire. Cette visibilité accrue a non seulement contribué à une clôture plus rapide, mais a également permis à Achmea d'augmenter son efficacité pour réduire les coûts globaux des clients.

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