Comptant huit bureaux principaux aux Pays-Bas et 14 500 collaborateurs, ainsi que quatre autres sociétés d’exploitation en Europe et en Australie, Achmea se doit de rester en conformité avec de nombreuses normes financières à l’échelle mondiale, notamment les IFRS (normes internationales d’information financière), Sarbanes-Oxley et Solvabilité II.

Et pourtant, le processus de clôture papier rendait difficiles, sinon impossibles, le suivi et la surveillance des contrôles internes et l’adhésion aux normes de déclaration sans y consacrer un temps important et y dédier de nombreux collaborateurs. Du processus de clôture existant découlaient plus de 40 bilans sur papier, chacun étant imprimé et stocké sur divers sites Achmea. Le volume de documents papier éparpillés sur les sites Achmea rendait la tâche difficile aux auditeurs externes, qui de ce fait devaient être physiquement présents pour réaliser les tâches d’audit.

«Grâce à BlackLine, il est possible de considérer une chaîne d’événements auditables exhaustive. Les auditeurs externes consultent la piste d’audit, et nous obtenons de ce fait des remarques positives de la part des comptables externes qui font confiance à ce produit », déclare Stefan Schaaphok, Chef de Projet chez Achmea.

Ce processus papier nuisait également à l’efficacité du suivi et du reporting internes du processus de clôture. Du fait de cette visibilité limitée, il était impossible pour la direction de faire appliquer un processus de clôture harmonisé sur l’ensemble des sites.

L’évolution des besoins des clients et la crise financière de 2008 ont incité la direction d’Achmea à améliorer plusieurs processus métier essentiels, notamment la clôture. Les clients de la compagnie demandaient que les coûts des assurances soient les moins élevés possibles. L’amélioration de l’efficacité de la clôture, l’une des activités les plus coûteuses en terme de main-d’oeuvre et les plus chronophages du service financier, permettrait non seulement d’affecter les membres de l’équipe comptable à des tâches plus importantes, mais aussi au service de contribuer aux bénéfices, en réduisant les coûts en lien avec la clôture.

Les dirigeants d’Achmea ont examiné les offres de quatre fournisseurs potentiels, à la recherche d’un logiciel de clôture et de justification basé dans le Cloud. La compagnie souhaitait une solution qui non seulement s’intégrerait sans effort à l’ERP qu’elle utilisait, à savoir SAP, mais qui serait également simple d’utilisation et en premier lieu axée sur l’utilisateur final.

« Nous avons choisi BlackLine pour différentes raisons. Tout d’abord parce que c’est un outil facile d’utilisation, dont la mise en place ne requiert pas de mobiliser beaucoup de ressources informatiques. C’est important pour nous, pour notre activité, et son utilisation est optimale », déclare Stefan Schaaphok. Cette association d’une technologie robuste et d’une interface utilisateur simple et intuitive devait s’accompagner d’un coût raisonnable. De plus, il était important pour Achmea que cette solution s’intègre parfaitement à SAP. « Toutes nos écritures de journal se trouvent dans SAP. Il s’agit là de la base de notre grand livre », poursuit Stefan Schaaphok. « Avec BlackLine, nous voyons les mêmes données que celles se trouvant dans SAP, mais on peut en faire bien plus », ajoute-t-il.

Pour Achmea, la plateforme d’automatisation des contrôles financiers de BlackLine a non seulement satisfait l’ensemble des critères qu’elle avait pour son nouveau système, mais elle a également été mise en place plus rapidement et à un coût moins élevé que prévu. L’implémentation de la comptabilité en IFRS (bilans électroniques) au sein de l’ensemble des lignes métier et des opérations a duré neuf mois seulement, en raison de l’approche qu’avait Achmea du projet, à savoir un petit groupe de travail dédié à la mise en place, sollicitation des intervenants clés et un point de contact unique avec BlackLine.

Diminution des coûts du travail de l’ordre de 9 ETP. Avec Account Reconciliations, Achmea peut téléverser plusieurs soldes et appliquer un segment de compte afin de distinguer les différents types de soldes. Cela se révèle essentiel pour se conformer aux normes IFRS, qui prévoient que les soldes soient justifiés en regard de plusieurs normes. En conséquence, les équipes comptables d’Achmea ont été réduites de l’ordre de 9 ETP.

Simplification des audits, réduisant ainsi le nombre de collaborateurs alloués et le temps dédié. Grâce à BlackLine, le service doit seulement accorder l’accès au système et aux fichiers aux auditeurs externes. Ils peuvent alors se connecter où qu’ils se trouvent, au moment qui leur convient, et accéder aux fichiers et aux listes de contrôle sans pour autant être physiquement sur place. Sur le plan des ressources humaines, cela se traduit par l’affectation de moins de collaborateurs au regroupement des documents papier, à la préparation des audits et à la communication avec les auditeurs. Tout cela a engendré des gains de temps et d’argent. Cerise sur le gâteau, Achmea a reçu des remarques extrêmement positives de la part de ses auditeurs externes à propos de BlackLine et de l’amélioration de ses processus.

Intégration des systèmes de contrôle interne au sein du workflow en vue d’adhérer aux normes internationales. Avant l’adoption de BlackLine, le processus de clôture d’Achmea, gourmand en papier, faisait obstacle à l’assurance de contrôles internes efficaces, régulièrement actualisés et utilisés de manière harmonisée au sein de l’ensemble des activités. Grâce à BlackLine, non seulement des systèmes de contrôle interne rigoureux sont mis en place pour chaque transaction, mais ces contrôles sont également surveillés. Account Reconciliations valide automatiquement les soldes des comptes, offre un format standardisé pour les justifications, conserve les documents relatifs à ces dernières, permet d’avoir de la visibilité sur l’ensemble du processus et garantit la séparation des fonctions de préparateur, réviseur et approbateur. Achmea utilise également Variance Analysis, un produit doté de fonctionnalités de contrôle intégré visant à détecter les variations inhabituelles et à atténuer le risque, en fixant des seuils de risque personnalisés.

Accès à de meilleures fonctionnalités de surveillance et de suivi pendant la clôture. Le suivi de la progression était une tâche ardue auparavant, étant donné que le processus de clôture se faisait sur papier. Dorénavant, le personnel d’Achmea peut rapidement voir la progression de la clôture en temps réel, ce qui doit encore être fait et qui doit s’en charger. Cette visibilité accrue a non seulement contribué à l’accélération de la clôture, mais elle a également permis à Achmea de gagner en efficacité, afin de réduire les coûts supportés par les clients.