AAH Pharmaceuticals Group a réussi à dématérialiser et à automatiser l'envoi de 130 000 factures quotidiennes à 30 000 clients. Aujourd'hui, lorsqu'un client commande un produit, le logiciel de l'entrepôt d'AAH Pharmaceuticals crée une facture. Les données de l'entrepôt sont intégrées à l'ERP chaque nuit ; elles sont ensuite transférées dans BlackLine eInvoicing & Payments. Les clients reçoivent un rappel avant 10 h. Ils peuvent alors se connecter et accéder à leurs factures du jour précédent.

Le processus est « vraiment bien huilé » selon les dires de George Kent.

« C'est mieux que ce que nous avions imaginé. Pour nous, c'est une solution vraiment fiable : on a constaté que les bonnes factures étaient envoyées aux bonnes personnes, et très rapidement. Chaque fois que l'on me pose des questions sur BlackLine, je réponds "si vous avez des volumes très importants comme chez nous, arrêtez de tergiverser et agissez. BlackLine vaut vraiment le coup" ».

Diminution du temps consacré au lettrage de 75 % et du volume d'écritures non lettrées de 97 %. Auparavant, le personnel avait quatre jours de retard sur le lettrage.

« Grâce à BlackLine Cash Application, nous avons réduit le temps consacré au lettrage à une journée. Nous bénéficions alors d'une visibilité accrue et de données en temps réel, se réjouit Georges Kerr. « Nous avons également fortement réduit le volume d'écritures non lettrées, à concurrence de 97 %, de 40-50 millions GBP à moins de 1,5 million. »

Gains d'efficacité et de temps pour le personnel. En automatisant le processus de lettrage, AAH Pharmaceuticals a permis à 16 membres du personnel de se consacrer à des tâches plus analytiques et à plus forte valeur ajoutée.

« Avant BlackLine, nous avions besoin de 20 personnes pour le lettrage en période de pointe », se souvient George Kerr. « Maintenant, une équipe de quatre suffit. »

De plus, les membres de l'équipe en charge des factures ne passent plus la majeure partie de leur journée au téléphone et à faire des copies de factures. « Grâce à BlackLIne eInvoicing & Payment, on fait bien plus de relances clients et autres tâches à plus forte valeur ajoutée. » 

Réduction des coûts environnementaux et des charges financières. Auparavant, AAH Pharmaceuticals imprimait et envoyait 3,2 millions de factures par mois.

« Depuis que nous utilisons BlackLine, nous avons économisé 125 000 GBP par an rien que sur le papier », se réjouit George Kerr. « Sans oublier les 125 tonnes de CO2 que nous n'émettons plus, à gâcher du papier et de l'encre. »

À l'avenir, l'attention que porte AAH Pharmaceuticals au développement durable continuera de porter ses fruits : les efforts environnementaux peuvent aider une entreprise à accroître la fidélité, à se démarquer de la concurrence et même à générer des bénéfices plus importants. Développement durable rime aussi avec rétention : 70 % des salariés interrogés ont déclaré que le programme de développement durable d'une entreprise constituait un facteur les incitant à y rester au long cours.

Simplification de l'expérience client.

Avec BlackLine, les factures sont envoyées aux bonnes personnes, et rapidement.

« Les factures qui se trouvaient dans les bacs livrés n'arrivaient pas toujours directement entre les mains des payeurs. Parfois, les clients les conservaient une semaine, puis les remettaient au service en charge des comptes fournisseurs », déplore George Kent. « Désormais, chaque facture est disponible dès le lendemain matin. »

Visibilité accrue. BlackLine Cash Application et EIPP offrent le type de visibilité qui était tout bonnement impossible avec l'ERP actuel d'AAH Pharmaceuticals.

« Notre ERP utilise une interface texte ancienne. Nous nous servons des touches de fonction pour nous déplacer. Pour consulter une facture dans son intégralité, on devait s'en envoyer une copie PDF par e-mail », regrette George Kerr.

« A contrario, avec le portail BlackLine, il suffit de se rendre sur le compte, à saisir le numéro de facture, et hop, elle est là. C'est si pratique qu'on s'en sert aussi pour nos archives ».

Amélioration de la capacité de stockage des produits et possibilités commerciales accrues.  Le gain d'espace de stockage s'est révélé un avantage « inattendu » de la diminution des impressions.

« Nous avons 11 entrepôts. Dans certains d'entre eux, on y entassait plus de 20 palettes de papier pour les factures », indique George Kerr, avant de poursuivre : « Maintenant que l'on utilise BlackLine, nos possibilités commerciales sont accrues. On peut stocker davantage de produits, à la place du papier. Et plus on a de produits dans nos entrepôts, plus on peut livrer nos clients de manière efficace ».

PROJETS POUR L'AVENIR

À l'heure actuelle, George Kerr et son équipe travaillent avec BlackLine en vue d'ajouter les relevés mensuels sur le portail, ainsi que la consolidation des factures pour les clients qui le demandent.

« Grâce à BlackLine, nous avons gagné en flexibilité. On peut envisager d'ajouter toutes ces choses infaisables avec notre ERP actuel », jubile George Kerr.

« On se demande en permanence "Qu'est-ce qu'on pourrait bien faire de ce temps et de ces ressources, maintenant que nous n'avons plus à éditer, imprimer et envoyer 130 000 factures chaque jour ?" ».