Lorsque The Insurance Exchange a commencé à se préparer à la norme Model Audit Rule, entrée en vigueur en janvier 2010, l'entreprise savait qu’elle devait intégrer les normes de gouvernance et les éléments de la loi Sarbanes-Oxley (« SOX ») dans ses pratiques en matière de contrôle interne. Il ne lui était pas possible de continuer à travailler et à suivre l’avancée des tâches dans Microsoft Excel. La compagnie avait besoin d’un processus amenant à la conformité, qui permettrait aux dirigeants de l’entreprise d’avoir confiance en la qualité des contrôles internes. The Insurance Exchange avait également besoin d’une solution qui s’intègre parfaitement à son logiciel ERP, contrairement aux multiples plateformes dédiées aux polices et aux demandes d’indemnisation héritées des acquisitions. Elle souhaitait également accroître l’efficacité, en automatisant le plus possible.

L’AAA visait à éliminer les problèmes de comptabilité financière qui sont courants dans la plupart des organisations. L’équipe avait pour objectif de débarrasser le service des nombreuses feuilles de calcul Microsoft Excel, des processus manuels et des divers logiciels indépendants. L’objectif final  était d'accroître l’efficacité des rapprochements, mettre un terme aux retards dans l’enregistrement des écritures de journal dans le logiciel ERP, rapprocher les exceptions quotidiennes et mensuelles et se conformer à la norme Model Audit Rule.

The Insurance Exchange a implémenté BlackLine Account Reconciliations pour les comptes de bilan et utilise Task Management pour gérer la liste de contrôle de la clôture mensuelle. La fonction de certification automatique de BlackLine Account Reconciliations a permis à The Insurance Exchange d’atteindre un niveau d’efficacité exceptionnel en ce qui concerne les comptes intercos et les soldes des livres auxiliaires, avec un taux de certification automatique de plus de 60 %. « Auparavant, nous effectuions nos rapprochements manuellement. Plus personne n’a besoin de réviser ces comptes désormais », se réjouit Jennifer Mash, analyste des systèmes d’entreprise.

Intégration aisée du logiciel ERP et automatisation des processus manuels. L’intégration de BlackLine au logiciel ERP s’est révélée relativement simple, et le chargement des soldes des livres auxiliaires est des plus fluides. BlackLine Transaction Matching permet de rapprocher plusieurs systèmes de livres auxiliaires avec le logiciel ERP. Les exceptions issues du processus de rapprochement étayent le solde du grand livre. Ces mêmes données peuvent être utilisées pour passer une écriture de journal.

« Il suffit à notre salarié de se connecter et de confirmer l’absence de tâches en cours », explique Jennifer Mash. La fonctionnalité Bulk Journals de Journal Entry automatise l’écriture dans le logiciel ERP : fini le temps perdu à attendre que les écritures soient passées manuellement lorsque le personnel n’est pas disponible.

Moins de temps consacré aux mécanismes de rapprochement. La planification de la conformité et de l’efficacité a permis à The Insurance Exchange de tirer le meilleur parti de BlackLine. « L’implémentation de Journal Entry et de Transaction Matching prend plus de temps, mais ces solutions offrent une valeur ajoutée incommensurable », ajoute Jennifer Mash, avant de conclure : « Le temps consacré en amont à l’élaboration d’un processus a porté ses fruits à long terme. Nous passons moins de temps sur les mécanismes de rapprochement. Nous en avons à présent davantage pour analyser les exceptions. »