Le guide produit BlackLine

Avant même de lancer votre workflow de rapprochement bancaire, vous devez avoir une parfaite visibilité sur chaque étape du processus. Imaginons que vous soyez contrôleur. Pour faire votre travail le plus efficacement possible, vous devez pouvoir visualiser facilement les étapes qui restent à accomplir pour chaque processus de clôture financière. Et c’est une tâche assez ardue, car les activités comptables critiques sont souvent des processus manuels lents, avec peu de coordination : en particulier les rapprochements bancaires. Vous avez besoin d’y voir clair, et bien souvent, c’est tout l’inverse. Vous ne voyez qu’une interminable liste de contrôles et des incohérences en pagaille.

BlackLine s’attaque à ce problème avec Task Management : un centre de contrôle configurable, sur le cloud, qui vous permet de gérer et d’automatiser vos tâches F&C. Task Management intègre aussi des tableaux de bord sur le cloud, qui offrent une visibilité en temps réel sur l’état, l’échéance, le contenu et la qualité de chaque tâche, pour que rien ne vous échappe. Vous avez une vision à 360 degrés non seulement sur vos rapprochements bancaires, mais sur l’ensemble des workflows de votre processus de clôture financière.

Résultat : vous pouvez orchestrer l’ordre des opérations pour le reporting financier, ce qui élimine les redondances en bout de chaîne et optimise la productivité. Toutes les données dont vous avez besoin pour mener à bien votre mission et optimiser la clôture sont disponibles et exploitables en temps réel, et non rétrospectivement, y compris l’état de certification des contrôles.

Le rapprochement de grands volumes de données transactionnelles implique de nombreux processus manuels fastidieux. C’est typiquement une activité perdant-perdant pour vous et votre entreprise. En tant que spécialiste de la finance et de la comptabilité, c’est lorsque vous vous concentrez sur les anomalies, les exceptions et les opportunités que vous générez le plus de valeur. 

Plus les équipes sont embourbées dans le rapprochement manuel des diverses transactions, sans distinction d’importance, moins elles ont de temps à consacrer aux exceptions et anomalies. Si vous rapprochez dans un tableur, vous jonglez avec des fonctions de recherche et des codes couleur au lieu de vous focaliser sur des tâches à forte valeur ajoutée. C’est pour vous libérer des tâches fastidieuses et rendre sa valeur à votre expertise que nous avons développé le module Transaction Matching.

Voici son fonctionnement dans les grandes lignes. Grâce aux connecteurs mentionnés plus haut, notre solution ingère les données détaillées de vos diverses sources (données bancaires et données de grand livre). Ensuite, BlackLine rapproche automatiquement les transactions pour vous. Quand vous ouvrez votre session, vous pouvez immédiatement vous concentrer sur les anomalies et exceptions. Mais on ne s’arrête pas là, on sait aussi qu’un certain nombre d’exceptions récurrentes peuvent venir vous ralentir dans le temps, notamment :

• les frais bancaires qui n’ont pas été publiés dans le grand livre ;
  

• les éléments sujets à la temporalité comme les dépôts en transit ;
  

• les chèques en circulation.
  
  

Au-delà du rapprochement bancaire, BlackLine vous donne les moyens d’exploiter la logique de correspondance et d’identifier automatiquement les exceptions récurrentes sur l’ensemble de vos opérations de clôture financière. Vous pouvez même enregistrer automatiquement une écriture du journal pour ces exceptions (comme on le verra dans l’étape quatre). La vraie valeur de Transaction Matching ? Vous permettre de placer la barre plus haut dans le traitement des anomalies, pour vous concentrer sur les exceptions à plus forte valeur ajoutée.

Il y aura toujours des écritures qui sortent du cadre habituel. Si la moindre saisie incorrecte dans un compte bancaire du grand livre nécessite que vous quittiez votre plateforme ou solution pour pouvoir la régulariser, chaque régularisation vous fera perdre un peu plus de temps et d’énergie.

Pour vous libérer de ces contraintes de plateforme, BlackLine Journal Entry vous permet :

• d’identifier les transactions non rapprochées individuellement ou par groupe en utilisant Transaction Matching ;
  

• de les lier à une écriture existante ou en créer une à partir des transactions ;
  

• de publier votre écriture dans le grand livre.
  
  

Résultat : vous avez identifié, analysé et régularisé l’élément directement dans BlackLine, à partir de votre liste de transactions non rapprochées, sans jamais quitter la plateforme. C’est de ce niveau de transparence intégrale que vos équipes ont besoin pour renforcer vos audits et optimiser vos workflows de rapprochement au maximum.

La justification des comptes de bilan est le moment où l’impact cumulatif d’une solution unifiée se fait vraiment sentir. On l’aborde beaucoup plus sereinement quand on sait qu’on a réduit le nombre d’erreurs manuelles susceptibles de se glisser dans le rapprochement à la source. Et quand on a la visibilité nécessaire sur toutes les données pertinentes dans un système centralisé. 

Pour vous aider à instaurer ce niveau de confiance dans vos chiffres, BlackLine Account Reconciliations vous donne les moyens d’analyser les données sous toutes les coutures et en profondeur, sans avoir à jongler avec une multitude de systèmes. Et cette rapidité d’accès aux moindres détails est omniprésente jusqu’au bout du processus en aval.

Lorsque vous avez besoin de consulter des documents justificatifs ou des certifications officielles, vous pouvez les visualiser et les partager en quelques clics. Vous tombez sur un élément que vous ne pouvez pas justifier ? La solution vous présente une liste d’explications exhaustives et la piste d’audit nécessaire pour comprendre qui est parvenu à la conclusion que vous voyez, comment et à quel moment. Traçabilité intégrale, transparence intégrale. 

Pour la plupart des entreprises, le processus de rapprochement de bout en bout d’un compte de trésorerie représente une étape de contrôle interne essentielle. Cela leur permet de valider l’exactitude des flux dans leur bilan et de détecter les fraudes éventuelles.

La puissance cumulative des solutions de clôture financière BlackLine vous permet de rapprocher et de justifier en continu les soldes de vos comptes de trésorerie, avec à la clé, un gain de productivité et un renforcement de vos contrôles internes. En effet, avec BlackLine, vos auditeurs internes et externes ont tous accès aux documents justificatifs et à la documentation sous-jacente. Cela réduit la charge de travail liée à la collecte documentaire en vue des audits, ainsi que le nombre de demandes à traiter en aval.