EBOOK CLÔTURE FINANCIÈRE
Cinq étapes pour créer un système de données paré pour la croissance
Tous les services finance et comptabilité font aujourd’hui face à une pression sans précédent dans la course à l’optimisation des processus de fiabilisation des données. Pour relever ce défi, ils se tournent facilement vers l’analyse prédictive ou la planification intelligente comme principaux leviers de transformation. De nombreux fournisseurs promettent aujourd’hui ces fonctionnalités.
Votre stratégie du changement est aussi importante que ce que vous changez.
Inutile de gagner une bataille si vous perdez la guerre.
Les outils de planification et de prévision ne vous seront d’aucune utilité sans des données réelles fiables, continues et à jour. Vos données réelles servent de référence à vos services et alimentent vos activités financières en aval. Par conséquent, si vous n’appliquez pas les meilleures pratiques et que vos données réelles ne sont pas correctes, même l’outil de prévision ou d’analyse le plus moderne ne fera que vous livrer des données erronées, plus vite.
La solution ? Une approche connectée et progressive (souvent guidée) de la transformation digitale. Une approche qui accélère votre ROI, tout en créant un impact durable et porteur.
Hâte de vous lancer?
Suivez le guide.
Fixez vos objectifs de transformation financière digitale
Voyez grand, mais avancez petit à petit avec des objectifs réalistes. Planifier les étapes de votre transformation de manière claire et progressive est la clé du succès.
Pour prendre un bon départ, pensez à cartographier toutes les activités en amont et en aval de vos opérations de clôture financière pour comprendre comment elles contribuent à la stratégie globale de votre entreprise. La tâche peut sembler ardue, mais ce travail de fond est essentiel pour mettre en place les bonnes solutions technologiques, qui permettront d’atteindre à la fois vos objectifs immédiats et vos objectifs à long terme.
N’oubliez pas d’inclure dans cette cartographie initiale vos besoins en matière de reporting interne et externe, y compris pour vos activités d’analyse des écarts et de révision financière. De quelles données sur le chiffre d’affaires, la rentabilité, le fonds de roulement ou encore la tarification avez-vous besoin pour informer votre stratégie (fusions et acquisitions, cessions, etc.) ?
ÉTAPE DEUX
Investissez dans l’exactitude des données critiques
Si vous ne résolvez pas le problème de la qualité des données, vous obtiendrez de mauvaises informations, plus vite. Devoir suspendre vos opérations ou refaire vos prévisions pour une déclaration erronée ou un problème de conformité ne vous rendra pas service. Partez du bon pied en suivant les étapes stratégiques ci-dessous.
Gestion des écritures du journal
Pour cultiver le niveau d’exactitude critique qui distingue les meilleurs services finance et comptabilité, rien ne doit être laissé au hasard. Cependant, parmi toutes les activités de clôture, les écritures du journal méritent une attention particulière, car elles génèrent trop d’erreurs et coûtent cher en ressources.
Les étapes de création, de justification et de certification des écritures comptables manquent souvent de standardisation et génèrent des irrégularités qu’il faudra traiter en aval lors de l’audit. La solution ? Centraliser et automatiser la création, la validation, la révision et l’enregistrement des écritures.
Pour ce faire, il est essentiel que votre solution vous apporte flexibilité et contrôle, et puisse s’intégrer à votre ERP. Ce n’est qu’à ces conditions que vous pourrez créer un processus fluide et efficace.
Rapprochements
L’automatisation du rapprochement peut vous changer la vie. Et pour cause : selon une étude PwC, votre équipe comptable consacre 30 % de son temps au rapprochement manuel.
Mais au-delà du gain de temps, automatiser vos rapprochements vous permet aussi de réduire drastiquement le nombre d’erreurs qui se glissent dans vos données financières. La plupart des workflows de rapprochement impliquent de télécharger des données provenant de différents systèmes sources. Ensuite, il faut agréger les détails dans des feuilles de calcul, avant de s’atteler à un rapprochement fastidieux à base de formules, fonctions et codes couleur : un véritable nid à erreurs.
En automatisant ce processus avec la bonne solution, vous pouvez unifier les données dans le cloud et appliquer des règles communes pour rapprocher automatiquement les transactions et signaler les exceptions. Résultat : vous gagnez du temps, tout en réduisant le risque d’erreur.
ÉTAPE TROIS
Faites de la qualité des données une culture d’équipe
« Exigez des résultats immédiats, mais ne les laissez pas vous faire oublier vos objectifs à long terme. »
Imaginons que vous ayez terminé l’étape deux : vous travaillez avec un fournisseur de solution qui comprend comment orchestrer le changement stratégiquement…
Si tout se passe bien, vous allez rapidement pouvoir en tirer des avantages concrets. Par exemple, vous avez peut-être déjà automatisé certaines de vos principales activités comptables. Il peut être tentant de laisser cette satisfaction des débuts vous distraire des opportunités de changement plus profondes et holistiques qui s’offrent à vous. Alors, souvenez-vous : la vraie valeur de la technologie est dans la réalisation de votre stratégie globale. Il ne s’agit pas seulement de l’utiliser pour automatiser un workflow de rapprochement, ou tout autre processus.
La meilleure façon d’avancer vers vos objectifs à long terme est d’adopter une approche « propre », qui consiste à faire le ménage en amont et à améliorer en continu la qualité des données qui alimentent votre système. Et pour créer un système propre, il faut changer de perspective et adopter une approche connectée…
ZOOM SUR :
UNE APPROCHE CONNECTÉE
Bon nombre de vos activités de fiabilisation des données sont interconnectées. Elles dépendent les unes des autres, et en tenir compte paie. Alors, plutôt que de gérer vos écritures du journal ou vos rapprochements séparément, pensez vos processus comptables de bout en bout, en tenant compte de toutes les tâches manuelles impliquées.
Processus de provisions mensuelles
Le processus de provisions mensuelles implique de nombreuses activités : écritures du journal, rapprochement de grands volumes de transactions, calculs, certifications, analyses d’écarts, et même certification des contrôles. Ces activités sont toutes connectées. Si vous les gérez comme telles dans une plateforme unique, vous pourrez réduire leur complexité et en tirer de précieuses informations stratégiques.
Rapprochements bancaires
Imaginons que, dans le cadre de votre stratégie de transformation, vous ayez trouvé une plateforme capable de rapprocher automatiquement les données de vos comptes bancaires avec celles du grand livre. Vos équipes peuvent désormais se concentrer sur le traitement des éléments non rapprochés, c’est déjà un pas en avant.
Maintenant, imaginez que cette même plateforme puisse aussi identifier vos frais bancaires ou vos revenus d’intérêts et créer automatiquement les écritures nécessaires pour les refléter dans le grand livre.
Encore mieux : et si vous pouviez automatiser toutes ces étapes pour que vos postes de rapprochement soient transférés dans votre système de justification, et ainsi justifier vos comptes de bilan automatiquement ?
Le potentiel d’une approche connectée est exponentiel. Pensez-y dans le choix de votre solution ou plateforme comptable pour en tirer le maximum.
ÉTAPE QUATRE
Réaffectez votre temps aux initiatives stratégiques
« BlackLine nous a permis d’automatiser bon nombre de nos processus manuels et de libérer du temps pour innover. »
– Al Leonardo, directeur des services de comptabilité financière, Aetna
30 %
du temps de travail de votre équipe est consacré aux rapprochements manuels. – PwC
Le temps est la plus précieuse des ressources en finance et comptabilité, mais vos résultats dépendent de la façon dont vous l’utilisez. Le temps que vous libérez devra être stratégiquement réaffecté pour porter ses fruits. Cette stratégie sera différente pour chaque entreprise, mais concentrez-vous sur :
les exceptions et anomalies d’un côté, les initiatives stratégiques et partenariats de l’autre.
C’est à ce stade que votre culture de la qualité va pouvoir se transformer en culture de l’avantage stratégique. Recentrez-vous sur les grands objectifs stratégiques de votre entreprise et identifiez les meilleures façons de réaffecter le temps pour y contribuer.
Propagez votre impact à d’autres activités du processus de fiabilisation des données
Une fois que vous obtenez des résultats dans un domaine, il faut chercher à répliquer ces réussites dans d’autres domaines du processus de clôture. Cependant, comme beaucoup d’entreprises commencent par la clôture financière, attention à ne pas brûler les étapes. Demandez-vous d’abord si vous avez réellement bouclé l’ensemble du processus de fiabilisation des données ou si vous n’en êtes encore qu’à un stade approximatif.
Il est essentiel de creuser cette question. Reste-t-il des moments de travail manuel intense cachés derrière l’automatisation ? Par exemple, si votre solution utilise des modèles pour automatiser les rapprochements à faible risque, où se trouvent ces modèles ? Si la réponse est Excel, il va vous rester beaucoup de tâches manuelles sur les bras.
Les différentes équipes qui gèrent vos entités locales et votre reporting utilisent-elles les mêmes processus d’analyse des écarts et de révision financière ? Dans le cas contraire, elles continueront à perdre du temps à rechercher les informations nécessaires à leur travail.
Ce n’est qu’après avoir minutieusement cartographié l’ensemble du processus de fiabilisation des données (et détecté tout travail manuel caché) que vous pourrez songer à étendre votre stratégie à d’autres domaines, comme le cycle de facturation et les transactions interco.
Prenez votre temps. Assurez-vous de contrôler chaque étape de votre progression vers vos grands objectifs. Passer directement aux transactions interco avant d’avoir traité l’ensemble de votre processus de fiabilisation des données aurait des conséquences désastreuses.
ZOOM SUR : LES PIÈGES À ÉVITER
Évitez ces erreurs dans le choix de vos solutions finance et comptabilité
SaaSifier vos feuilles de calcul
Certaines organisations pensent qu’adopter une solution d’automatisation de workflow dans le cloud résoudra tous leurs problèmes. Mais si vous ne cartographiez pas stratégiquement les points de friction, les goulets d’étranglement ou les étapes interdépendantes, et négligez la résolution de ces problèmes, vous ne ferez que transférer vos erreurs dans le cloud.
Penser trop petit
Adopter la première solution qui promet des résultats immédiats vous mènera droit à une transformation digitale fragmentée qui ne fera qu’ajouter des couches de complexité. Avant de prendre une décision d’achat, assurez-vous que la solution envisagée a l’envergure nécessaire pour vous accompagner à long terme, et pas seulement sur vos objectifs immédiats.
Multiplier les solutions ponctuelles
La solution est-elle suffisamment agile pour suivre la croissance de votre entreprise ? La gamme de solutions du fournisseur est-elle assez complète pour évoluer avec vos besoins ? Si la réponse est non, méfiance : vous risquez de tomber dans le piège de la surenchère, et de devoir ajouter des solutions tierces pour chaque nouveau domaine stratégique.
Sous-estimer vos besoins d’intégration
Si l’étendue des fonctionnalités qu’une solution peut offrir est essentielle, ses capacités d’intégration le sont tout autant. Au moment de comparer les fournisseurs, vérifiez que la solution proposée pourra parfaitement s’intégrer à votre configuration ERP actuelle et à vos sources de données.
Confondre ERP et solution financière
Les ERP sont essentiels, mais ils ne vous offriront jamais l’agilité d’une solution spécialisée, à moins de les personnaliser lourdement. Et les ERP personnalisés sont un vrai casse-tête au moment des mises à jour.
Attention aux fausses promesses
Dans votre quête d’un partenaire à la hauteur de vos ambitions, posez-vous les bonnes questions pour distinguer ceux qui prétendent pouvoir automatiser les processus opérationnels dans vos domaines stratégiques de ceux qui le peuvent vraiment, et ont en plus la capacité de s’adapter à vos besoins dans le temps.
Les atouts de BlackLine
Chez BlackLine, nous avons aidé plus de 4 400 entreprises à créer un système de données financières paré pour la croissance et l’avenir. Pour réussir votre transformation à votre tour, les cinq étapes abordées dans cet eBook sont essentielles :
Fixer vos objectifs de transformation financière digitale
Investir dans l’exactitude des données critiques
Faire de la qualité des données une culture d’équipe
Réaffecter votre temps aux initiatives stratégiques
Propager votre impact à d’autres activités comptables
Le défi est de taille. Pour le relever, vous allez avoir besoin du meilleur partenaire du secteur, et c’est justement à ce titre que BlackLine se distingue. Voici trois bonnes raisons de choisir BlackLine selon nos clients :
Une longue expertise de l’innovation produit et des normes de sécurité mondiales
Votre plateforme de gestion financière devrait toujours évoluer avant le marché, et non en réaction au marché. C’est pourquoi BlackLine ne cesse d’innover et d’honorer son rôle de pionnier technologique de longue date. Dans notre dernier budget, nous avons engagé plus de 100 millions de dollars en recherche et développement.
Nos références en matière de sécurité sont plus complètes que celles de tous nos concurrents directs. BlackLine collabore avec un fournisseur de tests d’intrusion accrédité par CREST et exécute des tests d’intrusion annuels sur tous ses produits et services, y compris des analyses de vulnérabilité.
Partenaire recommandé et validé par les plus grands cabinets de conseil financier
BlackLine est le partenaire choisi par 9 des 10 plus grandes entreprises du Fortune 500 et collabore avec les cabinets et marques de conseil les plus influents au monde, comme Deloitte, EY, KPMG, Accenture, Capgemini et IBM.
L’avantage de ces partenariats ? Vous bénéficiez de l’accompagnement d’experts reconnus, qui travaillent main dans la main pour optimiser votre déploiement de BlackLine… sans multiplier les personnalisations susceptibles de compliquer les mises à jour.
Solutions conçues pour évoluer avec votre entreprise
Si BlackLine accélère votre ROI immédiat (avec un déploiement qui peut se faire en cinq jours seulement), nous posons aussi les bases de votre agilité financière future.
BlackLine vous apporte l’expertise, l’accompagnement et la puissance technologique dont vous avez besoin pour vous libérer des processus manuels et des feuilles de calcul, optimiser votre usage de l’automatisation et en tirer un maximum de valeur à mesure que votre entreprise se développe.
Ne nous croyez pas sur parole…
Laissez plutôt nos clients vous raconter comment BlackLine a transformé leur processus F&C dans nos success stories, ou explorez nos produits et découvrez par vous-même la vraie valeur du changement.