Qu'est-ce que la gestion des comptes clients et comment l’améliorer ?

La gestion des comptes clients est une fonction essentielle de toute organisation commerciale. Elle a un impact important sur les relations avec les clients, les flux de trésorerie, le capital d’exploitation et les résultats de votre entreprise.

Les créances clients sont les paiements dus à votre entreprise pour des services ou des produits déjà fournis. Une bonne gestion des comptes clients consiste à s’assurer que ces paiements sont effectués à temps, de manière constante et fiable. Une bonne gestion des créances clients permet de réduire au minimum les comptes en souffrance ainsi que le temps et les efforts que votre personnel doit consacrer à ces comptes.

La gestion des comptes clients englobe un certain nombre de processus différents. Elle comprend l’octroi de crédit, les relations avec les clients, la facturation, le suivi et l’analyse des tendances de paiement, le recouvrement et le rapprochement des paiements reçus.

En raison de sa portée, une bonne gestion des comptes clients peut avoir un impact sur l’entreprise de nombreuses façons. La plus évidente d’entre elles est la réduction des créances irrécouvrables. Aucune entreprise ne souhaite être accablée par un trop grand nombre de factures impayées ou de paiements en souffrance. Le fait d’avoir des paiements sains et fiables de la part des clients garantit que vous disposerez d’un flux de trésorerie suffisant pour financer les besoins courants de votre entreprise.

Un programme de gestion des comptes clients bien géré favorise également les bonnes relations avec les clients et la bonne réputation de votre entreprise. Enfin, un processus efficace aidera votre personnel à se concentrer sur le travail important et de grande valeur qui soutient vos résultats.

Compte tenu de son importance, il est très bénéfique pour votre entreprise d’investir dans des mesures qui maximisent l’efficacité des créances clients. Voici les mesures que vous pouvez prendre pour améliorer la gestion de vos comptes débiteurs.

Les mesures que vous prenez pour accorder du crédit à vos clients sont l’un des éléments essentiels d’une gestion efficace des comptes clients. Un processus détaillé et bien conçu d’approbation du crédit client vous permettra de vous assurer que vous accordez du crédit à des clients fiables qui sont plus susceptibles de payer à temps. Ceci minimise à la fois le risque auquel votre entreprise est exposée et les exigences qui peuvent être imposées à vos équipes de comptabilité fournisseurs par un trop grand nombre de comptes en souffrance.

Alors, quelles mesures pouvez-vous prendre pour mettre en œuvre de bonnes politiques de crédit ?

Tout d’abord, établissez un ensemble de politiques qui définissent clairement les conditions de crédit pour vos clients. Il peut s’agir de dispositions telles que le niveau de crédit qui peut être accordé, les conditions de paiement, les intérêts, ce qui constitue un défaut de paiement et la manière dont les politiques seront appliquées.

Ensuite, créez un processus complet pour déterminer l’éligibilité au crédit. Vos directives doivent être conçues pour offrir une certaine souplesse et des options permettant d’élargir votre clientèle, tout en veillant à minimiser votre exposition au risque. En bref, vous ne voulez pas accorder de crédit à des clients qui ne sont pas solvables, et le montant du crédit que vous accordez doit refléter une considération raisonnable du risque, de la valeur du produit et de la capacité de paiement du client.

Pour faire cette détermination, examinez les informations nécessaires, telles que les états financiers et les scores de crédit. La valeur nette du client et ses antécédents de paiement sont des éléments importants à prendre en considération.

La qualité des données que vous recueillez sur vos clients et la manière dont elles sont conservées sont un autre aspect qui peut avoir un impact sur votre gestion des comptes clients.

Les données de base (ou master data) sont un terme couramment utilisé pour désigner les informations statiques de base que vous conservez sur vos clients. Elles contiennent des informations sur les profils de vos clients, comme le nom de l’entreprise, l’adresse et le compte bancaire, mais pas les données de transaction. La gestion des données de base (MDM pour master Data Management) est le processus de maintien de ces informations dans un emplacement centralisé qui est normalisé, accessible et sécurisé.

Les données concernant vos clients peuvent devenir problématiques de multiples façons. Lorsque différents départements de votre entreprise saisissent des données sur le même client en utilisant des plateformes ou des formats différents, ou sans normalisation, vous aurez des enregistrements en double qui seront difficiles à interpréter et à utiliser. Ceci peut peser sur vos créances clients lorsque les données sont nécessaires au traitement des paiements en souffrance.

Un système de gestion des données de base bien mis en œuvre vous aidera à éviter ce genre de problèmes en permettant à votre entreprise d’établir un enregistrement de référence de l’information, c’est-à-dire un référentiel unique et bien défini de toutes les données de votre organisation, tous services et toutes plateformes confondus.

Il existe de nombreuses façons pour votre entreprise de gérer correctement les données de base. Comme dans le cas de l’approbation du crédit, vous devez mettre en place des politiques claires, y compris des termes clairement définis et une compréhension du type de données que vous allez recueillir.

Mettez en place des protocoles pour vérifier fréquemment la qualité de vos données afin d’éliminer les informations erronées ou contradictoires. La formation de votre personnel aux pratiques en matière de données permettra également de s’assurer que tout le monde comprend et suit les mêmes protocoles.

Outre les approbations de crédit et la gestion des données, la facturation contribue également à la gestion des comptes clients. Voici comment réaliser une facturation professionnelle et efficace.

Pour commencer, vous voulez que vos factures soient exactes. Conservez donc de bons dossiers sur le travail, les produits et/ou les services que vous allez facturer.

Soyez également clair sur les conditions de paiement afin d’éviter toute confusion. Incluez dans votre facture toutes les conditions convenues avec le client pour lui rafraîchir la mémoire et éviter les litiges – et assurez-vous de respecter ces mêmes conditions. Vos clients sauront ainsi que vous êtes fiable.

Décidez de la fréquence à laquelle vous souhaitez facturer vos clients et faites-le à intervalles réguliers. Envoyez les factures le plus tôt possible pour éviter les retards.
Veillez à ce que vos factures soient claires, faciles à lire et d’aspect professionnel. Indiquez les conditions de paiement et les dates d’échéance.

En prêtant attention à ces détails, vous obtiendrez une facturation fiable qui contribuera à faciliter le processus de gestion des créances clients.

Enfin, la gestion de la trésorerie est un élément tout aussi important de votre gestion des comptes clients. Il s’agit d’une partie du processus de gestion des créances clients qui applique les paiements entrants aux bons comptes clients et aux bonnes factures à recevoir. Un processus de gestion de trésorerie bien géré minimisera les divergences et accélérera vos créances clients.

La gestion de la trésorerie pose une myriade de défis dans le monde numérique. Historiquement, elle s’est faite par le biais d’un processus manuel. Les paiements étaient généralement effectués par un chèque accompagné d’une facture.

La technologie a modifié ce processus de sorte que les paiements se présentent désormais sous de nombreuses formes. Il s’agit notamment des cartes de crédit, des débits électroniques, de l’ACH (Automated Clearing House ou Chambre de compensation automatisée), des virements électroniques et les bons vieux chèques.

Cette nouvelle gamme d’options pour les clients constitue un défi pour les spécialistes de la gestion de la trésorerie, car les données des transactions doivent désormais être extraites de plusieurs sources et n’accompagnent parfois pas le paiement réel.

La bonne nouvelle est que les entreprises peuvent également utiliser la technologie pour améliorer leur processus de demande de paiement. L’automatisation accélère le processus en faisant correspondre le paiement à la facture et en entrant les informations dans votre grand livre général en une fraction du temps qu’il faut aux comptables pour examiner les documents.

Elle peut également réduire l’incidence des erreurs et accroître la précision de votre processus de demande. La demande de paiement automatisée est évolutive, ce qui vous permet de prendre en compte toute une série d’options de paiement et de développer votre activité.

Une bonne gestion des comptes clients a un impact sur les flux de trésorerie et sur de nombreux autres aspects de l’entreprise. Par conséquent, il faut toujours lui accorder l’attention qu’elle mérite.

Si votre entreprise ne gère pas efficacement ses recouvrements et qu’il existe un problème généralisé et persistant d’arriérés de paiement, vous risquez de ne pas disposer de suffisamment de liquidités pour payer les opérations importantes comme les salaires, les achats et les dividendes.

Une bonne gestion des comptes clients maintient des relations saines avec vos clients et renforce la réputation de votre entreprise. De mauvaises relations avec les clients pourraient nuire à la fidélisation de la clientèle de votre entreprise et à sa capacité de conclure de bonnes affaires à l’avenir.

Enfin, la solidité de votre programme de gestion des comptes clients peut avoir un impact sur vos relations avec les investisseurs et votre capacité de croissance. Le flux de trésorerie peut avoir un impact sur votre bilan et votre résultat net. Les investisseurs et les prêteurs chercheront à savoir si votre entreprise dispose d’un processus efficace de gestion des comptes clients et d’un bon historique de recouvrement des paiements, ce qui constitue un indicateur de la santé de votre bilan.

Il existe une solution pour tirer parti de l’automatisation afin d’améliorer votre comptabilité clients. BlackLine Cash Application transforme le cycle de la commande à l’encaissement en réduisant considérablement le temps nécessaire pour appliquer des paiements aux factures ouvertes.

La solution utilise l’IA pour appliquer avec précision les paiements aux factures des clients dans votre ERP. Au fil du temps, l’apprentissage automatique permet une optimisation continue en prédisant les correspondances futures afin de réduire davantage le besoin d’efforts manuels et la dépendance aux envois de fonds.

L’automatisation intelligente élimine les processus manuels des comptes clients et pilote le processus de bout en bout le plus efficace, de votre facture client à l’encaissement à la banque – entièrement apuré et clos.

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En appliquant une automatisation intelligente et les dernières technologies de reporting et d’analyse, les entreprises peuvent supprimer les processus manuels et faire remonter les informations essentielles afin que leurs équipes puissent se concentrer sur la création de valeur pour l’entreprise.

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