Quelle allocation optimale des temps dans la finance ?

Avant de parler d’automatisation des tâches financières, il est important de d’abord mesurer l’allocation des temps au sein de l’équipe finance.

Combien de temps l’équipe finance consacre t’elle à ses différentes missions ? Combien d’heures chaque semaine devraient être allouées à gérer les transactions, contrôler les activités, aider les équipes business dans leur prise de décision ?

Voici des éléments de comparaison issus de l’APQC (American Productivity & Quality Center), une organisation qui regroupe plus de 550 entreprises dans le monde entier. Son analyse se base sur les réponses de ses membres concernant l’allocation des temps au sein de leurs équipes finance.

Quelle que soit leur taille, les entreprises ont tendance à allouer le plus de temps (38% à 40%) aux activités de traitement des transactions (comptabilité générale, gestion des créances et dettes, clôtures comptables…). Viennent ensuite les activités de contrôle (la vérification du suivi des politiques et procédures), et l’aide à la prise de décision (analyse stratégique, analyse des risques et des coûts). Enfin en dernier restent les activités de management (la répartition et priorisation des missions, la résolution des problèmes complexes, la dimension de conseil et validation, l’organisation des projets, les évaluations de performance RH).

Les grandes entreprises ont tendance à allouer moins de temps à la gestion des transactions, et un peu plus au contrôle et à l’aide à la décision. Mais la disponibilité sur le marché d’un large choix de solutions d’automatisation financière permet désormais aux plus petites entreprises de se rapprocher des plus grandes dans leur répartition des temps.

La plupart des entreprises ont réussi à réduire le temps consacré à la gestion des transactions, avec un pourcentage de temps de 49% (valeur médiane), en baisse de 10% par rapport à l’étude 2015 de APQC.

Le but de cette étude n’est pas de donner une allocation du temps idéale qui correspondrait à chaque entreprise. Le temps consacré à la gestion des transactions varie ainsi entre 50% et 30% parmi toutes les entreprises interrogées. Le temps alloué à l’aide à la prise de décision varie également de 14% et moins jusqu’à 22% et plus.

L’allocation optimale des temps dépendra donc de chaque entreprise et de la nature de ses activités. La gestion des transactions peut ainsi être le cœur de l’activité d’une entreprise, par exemple dans le commerce. Mais consacrer un temps excessif à une des activités de la finance au détriment d’une autre pourra avoir des conséquences négatives, sur le business et le moral des équipes.