Comment transformer les données des contrats et baux de location en économies pour l'entreprise ?

La comptabilité des baux et contrats de location se transforme elle aussi. A travers la collecte des données elle peut en fait générer de la valeur pour l’entreprise. C’est le thème d’un avis d’expert signé par Martin Murtland, vice-président produit chez Visual Lease, éditeur d’une plateforme Saas dédiée à la comptabilité immobilière.

Depuis le début de la pandémie de Covid-19, les entreprises ont fait évoluer leurs stratégies immobilières, pour se conformer aux nombreux changements imposés par la pandémie. Maintenir la conformité de la comptabilité des baux reste une nécessité pour tous les types d’entreprises. Et pour continuer à prendre des décisions opérationnelles éclairées, ces organisations doivent suivre et gérer correctement leurs données de location.

Or la collecte de ces données peut être une tâche intimidante. Les baux sont des documents complexes, et les détails qu’ils contiennent dictent la manière dont ils doivent être enregistrés. Le suivi des données relatives aux contrats de location peut prendre énormément de temps. D’après Visual Lease, les entreprises prévoient qu’il leur faudra en moyenne 1 334 heures (soit plus de 33 semaines de travail à temps plein) pour rassembler toutes les données nécessaires à l’adoption complète de la norme ASC 842 sur les contrats de location.

Sur 500 professionnels de la finance et de la comptabilité interrogés par Visual Lease, la majorité estime que la conformité à l’ASC 842 présente des avantages commerciaux tangibles. Avec notamment une évaluation plus transparente de l’organisation (54 %), des économies de coûts (54 %), une préparation plus facile aux audits (53 %) et une meilleure capacité à prendre des décisions stratégiques en matière de location (50 %).

Les technologies sont alors nécessaires pour collecter et suivre ces données de baux, en automatisant des tâches récurrentes et les rapports. Avec des économies à la clé. Ainsi d’après une étude récente de Gartner les organisations qui ont mis en place une solution pour les aider à gérer au moins 25 % de leurs contrôles internes ont déclaré payer près de 30 % de moins dans leurs frais d’audit annuels. Une gestion proactive des baux peut aussi aider à identifier et éviter de coûteuses erreurs. Par exemple la surfacturation par les bailleurs, les remboursements manqués et les erreurs fiscales.