Comment parler d’automatisation avec son DAF

Nous relayons ici les conseils de l’éditeur UiPath, spécialiste des logiciels d’automatisation (RPA-Robotic Process Automation). Ce texte s’adresse à l’origine aux équipes de la DSI, afin de les aider à comprendre le mode de pensée du DAF avant de lui présenter un projet d’automatisation. Il nous a semblé intéressant de retourner ce miroir vers les DAF, pour leur faire aussi prendre conscience de la nécessité de se rapprocher des équipes de la DSI.

Les équipes techniques ont déjà compris qu’elles doivent d’abord avoir un discours orienté « affaires » avant d’aborder les composants technologiques d’un projet. Surtout quand des millions d’investissements sont en jeux. La DSI doit donc traduire ces investissements technologiques en bénéfices financiers tangibles.

Dans un premier temps, il est donc nécessaire de comprendre comment un DAF aborde la question des investissements. L’équipe UiPath partage ici différentes typologies de DAF, et se base sur l’expertise de son propre CFO, Ashim Gupta.

• Les DAF ayant un parcours dans l’audit ou la comptabilité auront tendance à d’abord penser aux enjeux de gouvernance et aux risques associés à un programme de transformation de l’entreprise.

• Les DAF ayant un parcours opérationnel en entreprise penseront d’abord aux moyens de piloter l’efficacité de façon transversale.

• Les DAF issus des fonctions de planification et d’analyse financière (FP&A) voudront d’abord inspecter les données utilisées dans les projections et questionner les variables utilisées dans le modèle de calcul de retour sur investissement (ROI).

Enfin, quel que soit leur parcours, les DAF seront attentifs à la croissance, au contrôle des coûts et aux risques. Il est donc conseillé aux DSI de cadrer leur projet d’automatisation autour de ces enjeux.

La question de la période d’analyse est cruciale, car un projet d’automatisation aura plusieurs horizons. Du court terme au long terme, avec une ambition qui doit être commune aux équipes techniques et financières.

Il est conseillé de travailler sur trois horizons de valeur correspondant à trois cibles qui bénéficieront du programme d’automatisation. Attention cependant à ne pas tomber dans le piège de la multiplication de petits programmes d’automatisation, rapides à déployer mais qui pourraient au final être déconnectés les uns des autres. C’est pourquoi il est conseillé de progresser par étapes, pour au final englober toute l’entreprise.

Le premier horizon de projet à présenter au DAF devrait en fait être une « big picture » ambitieuse, comme une « étoile polaire » guidant la navigation de tous les acteurs du projet. En partageant en amont une vision ambitieuse d’un « assistant numérique pour chaque employé », l’équipe IT et le DAF peuvent ensuite fixer une feuille de route et des points étapes selon un rythme adapté aux besoins de l’entreprise.

Le ROI du projet pourra être mesuré en déployant l’automatisation sur des process de bout en bout, comme par exemple la gestion des commandes. Les prochaines étapes de déploiement pourront partir de cette base pour en faire bénéficier d’autres parties prenantes de l’entreprise.