Comment construire une organisation comptable virtuelle résiliente et collaborative

La pandémie appelle des réponses basées sur plus de collaboration au sein des équipes comptables. Pour construire cette nouvelle organisation, voici les conseils de Molly Boyle, Directrice du Marketing des solutions chez BlackLine.

Les ramifications de la crise se feront sentir bien au-delà de la période actuelle : dans la façon dont l’équipe comptable réalise ses clôtures, où se trouve le personnel comptable et comment le travail est effectué. Les entreprises qui émergent de la crise en ayant appris des leçons essentielles seront mieux placées que d’autres qui ont péniblement traversé cette période en préservant le statu quo.

La comptabilité doit désormais fournir des informations financières plus rapidement – au directeur financier, à l’équipe de direction et aux chefs d’entreprise – pour conduire les prévisions et les décisions. Car les conditions commerciales changent presque quotidiennement. Attendre des semaines pour clôturer les livres ou être tête baissée dans une comptabilité transactionnelle manuelle a toujours été une situation problématique. Désormais, cette situation est intenable.

Tous ces défis viennent au premier plan alors que les équipes financières et comptables travaillent à la maison. Elles doivent souvent lutter avec une comptabilité manuelle, des feuilles de calcul, des outils bureautiques et des processus papier qui étaient déjà difficiles à gérer au bureau.

La comptabilité manuelle peut nuire considérablement à la productivité et à l’engagement du personnel à distance. Elle peut même créer un risque de sécurité pour ceux qui n’ont pas modernisé leurs processus et leur technologie.

«La gestion de l’incertitude commence par l’élimination de l’utilisation d’outils manuels tels que les feuilles de calcul, les documents Word et les classeurs, pour gérer une grande partie de la clôture. Ces outils empêchent l’accès aux données en temps réel », déclare Mark Partin, CFO de BlackLine.

«Les directeurs financiers doivent intégrer davantage d’automatisation dans chaque processus. La réduction des tâches manuelles répétitives et fastidieuses augmente non seulement l’efficacité et la précision, mais permet aux comptables de devenir moins réactifs et plus visionnaires. »

Le passage au travail à distance avait été progressif avant la crise actuelle. Plus maintenant. Cette crise a mis en évidence la nécessité de permettre la flexibilité de la main-d’œuvre et la continuité des activités.

Les effets se feront sans aucun doute sentir dans notre façon de travailler à l’avenir. Par exemple, une enquête Gartner de mars 2020 a révélé que trois directeurs financiers sur quatre prévoyaient de transférer de manière permanente en télétravail à la maison certains employés qui travaillaient auparavant sur site.
Deux objectifs pour les décideurs de la finance et comptabilité

À court terme, examiner les processus et technologies existants. Et supprimer les obstacles qui pourraient empêcher une clôture prévisible, efficace et sécurisée, de n’importe où
Ensuite, examiner les processus de fin de période pour identifier des moyens pour que la comptabilité puisse fournir des informations financières de meilleure qualité tout au long de la période. Raccourcir la longue période de « silence radio » de la clôture financière qui nuit à la capacité de la comptabilité à soutenir l’entreprise.

L’incertitude économique sans précédent rend d’autant plus cruciale la compréhension de son impact sur les états financiers – le plus tôt possible. L’effet sur les états financiers est considérable et, dans certains cas, difficile à prévoir, notamment sur les créances, les flux de trésorerie, les évaluations d’actifs, les stocks, la dette, les impôts, les devises, la masse salariale et la reconnaissance des revenus.

Les équipes de planification et d’analyse financières (FP&A) ont besoin d’un accès rapide aux données pour ajuster leurs prévisions et modèles glissants. Les PDG, les chefs d’unités commerciales et les directeurs de départements se tournent vers la finance et la comptabilité pour comprendre l’impact sur les pertes et profits, afin de pouvoir adapter les opérations dès que possible et ainsi minimiser les dommages.

L’objectif de la comptabilité en continu est d’effectuer autant de tâches comptables que possible tout au long de la période comptable. De sorte qu’une vue plus précise des états financiers puisse être générée à tout moment et finalement clôturer les livres plus rapidement.

«Nous avions beaucoup de silos à organiser, et avons commencé à parler de solutions technologiques qui pourraient nous apporter la visibilité dont nous avions besoin, en numéro un, et finalement nous amener à l’automatisation», déclare Mayra Herrera, vice-présidente de la comptabilité principale chez World Fuels.

L’automatisation peut permettre d’effectuer une quantité substantielle de tâches tout au long du cycle comptable. De manière continue, robotique et systématique. Avec un signalement en temps réel des écarts et des exceptions afin qu’une intervention humaine ait lieu.

Cette approche peut réduire considérablement la quantité de travail comptable de fin de période dans des domaines tels que les rapprochements, jusqu’à 90%. Cela signifie non seulement pouvoir raccourcir la clôture, mais avoir une image plus précise des données financières tout au long de la période.

Dans le meilleur des cas, les audits sont douloureux. Ils peuvent être encore plus difficiles lorsque tout le monde est à distance, à gérer les demandes de PBC (Prepared By Client List) et leur statut à l’aide de feuilles de calcul, rechercher les documents justificatifs et essayer de fournir les documents ou les preuves demandés.
Le transfert de ce processus vers le cloud peut fournir un accès sécurisé aux informations centralisées et en temps réel de n’importe où. Ce qui permet un audit en libre-service sécurisé, cohérent et basé sur les rôles, réduisant à la fois les coûts et les efforts d’audit. Les responsables du contrôle et de l’audit interne peuvent ainsi commencer à travailler ensemble.

De plus, les auditeurs externes peuvent rester indépendants. Tout le monde peut travailler dans un environnement commun, unifié et à jour, accessible de n’importe où.
«Les audits ne sont plus un événement pour nous maintenant», déclare Jeannette Nimmo, Responsable des process du grand livre comptable chez Hyatt. «Les auditeurs peuvent extraire les informations. C’est un énorme gain de temps pour nous, et ils apprécient vraiment de ne pas avoir à nous attendre. Les auditeurs internes ont un accès à tout moment. Les auditeurs externes ont un accès pendant une période limitée. »

Le buzzword « RemoteSec » est désormais une priorité. Car si le télétravail à la maison n’est pas nouveau, pour la plupart des comptables travaillant à domicile à plein temps, cela crée des risques imprévus.

Alors que la crise actuelle passera, l’augmentation du temps de travail à distance est là pour durer. Upwork Global prédit que d’ici 2028, près des trois quarts de tous les départements dépendront de travailleurs à distance. OpenVPN a constaté que 73% des directeurs informatiques présents au COMEX ou CODIR estiment que les employés distants présentent un risque de sécurité plus élevé que ceux sur site.

Avec des feuilles de calcul, des documents Word et des informations transactionnelles gérés sur les ordinateurs portables et les ordinateurs de bureau à domicile, le personnel comptable peut être plus vulnérable aux pertes de fichiers ou au risque d’exposer des données en cas de vol d’appareil. Les processus de fin de période, à forte intensité de courrier électronique, peuvent également être propices aux attaques de type BEC (Business Email Compromise) liée à l’usurpation d’identité en entreprise.

Tous les services informatiques ont généralement mis en place des politiques et une infrastructure adaptés au télétravail. Cependant, la comptabilité doit aller plus loin:
En identifiant les processus qui nécessitent beaucoup de feuilles de calcul. De surcroît quand les équipes comptables gèrent fréquemment des données via leurs ordinateurs portables ou envoient des fichiers par e-mail à des collègues.

En réduisant la prolifération des feuilles de calcul. Ce qui nécessite de déplacer les données vers un emplacement en ligne sécurisé unique où la comptabilité peut les examiner, les approuver et en rendre compte

En mettant en place des intégrations sécurisées à votre ERP et à d’autres systèmes de livres auxiliaires dans un système de gestion de clôture financière. Plutôt que de vous fier à des extraits de feuilles de calcul ad hoc gérés par le personnel comptable.

En réduisant la communication par e-mail vers la fin de la période et les risques créés par l’envoi de fichiers par e-mail. Il sera préférable d’utiliser une solution pour gérer de manière centralisée toute la collaboration, la communication et stocker toute la documentation de support

La quantité de changements qui frappent les entreprises et les services comptables à la fois est vertigineuse. Le contexte commercial fluide exige des données en temps quasi réel, tous les processus sont perturbés, y compris notre façon à tous de travailler. Pour la comptabilité, le plus grand obstacle à l’adaptation reste la comptabilité manuelle, qui écrase l’efficacité et la collaboration, et crée des obstacles à la flexibilité de la main-d’œuvre.

Les organisations comptables qui transforment avec succès leur façon de travailler seront plus productives, résilientes, et à l’avenir mieux positionnées pour engager, retenir et attirer les talents. Il n’y a jamais eu de meilleur moment pour que la comptabilité se renforce, soit plus stratège et éclairée par les données.

Chaque organisation doit déterminer où elle se situe sur le chemin de la modernisation de ses processus comptables. Elle y parviendra en mettant en œuvre la bonne automatisation et en donnant aux travailleurs à distance les moyens d’exceller dans leurs missions, pour traverser cette période d’incertitude et au-delà.

Visitez le hub BlackLine dédié à la clôture virtuelle où des ressources vous aideront à vous adapter au télétravail dans ce contexte si particulier.