7 bonnes pratiques pour les contrôleurs financiers en 2021

Alors que les entreprises clôturent les livres de l’année 2020, les contrôleurs financiers et leurs organisations comptables tournent la page pour se préparer à l’année 2021. L’année 2020 a sans conteste été marquée par une disruption mondiale, et pour de nombreuses entreprises, ces perturbations ont fondamentalement changé le fonctionnement de leurs organisations comptables.

Les contrôleurs financiers et leurs équipes ont su gérer la transition vers le travail à distance et ont aussi pour la première fois dû faire leurs clôtures à distance. Au-delà de la stabilisation de la clôture, on a aussi beaucoup plus sollicité les contrôleurs financiers pour soutenir le directeur financier et la direction générale, avec des informations en temps réel, des analyses et une relation de partenariat stratégique.

Alors que leur attention se porte désormais sur le futur, les contrôleurs financiers devraient rechercher des opportunités pour passer de la stabilisation à l’optimisation. Les contrôleurs financiers de premier plan sont en train d’adopter une comptabilité moderne pour créer de nouvelles capacités, afin de non seulement répondre aux exigences réglementaires et de conformité, mais également soutenir les objectifs stratégiques de leur entreprise.

Pour permettre le passage à une comptabilité moderne, les contrôleurs financiers peuvent se concentrer sur les bonnes pratiques suivantes.

Avec une main-d’œuvre distribuée, les contrôleurs financiers n’ont plus de visibilité en temps réel sur le processus de clôture. « Vous aviez un accès immédiat à quelqu’un, assis à un bureau à côté de vous ou que vous pouviez aller voir dans un bureau proche pour lui poser une question. Maintenant vous avez besoin d’autres moyens de travailler et de communiquer », note Thyra Williams, anciennement responsable de clôture comptable et actuelle directrice des produits BlackLine.

Pour relever ce défi, les contrôleurs financiers devraient chercher à documenter toutes les activités de clôture globale dans un seul endroit centralisé. Cela contribuera à renforcer leur responsabilité et fournira également une visibilité sur l’état de la clôture.

Une fois que les activités de clôture globale sont documentées dans un emplacement centralisé, les contrôleurs financiers doivent veiller à assurer la continuité et le contrôle de leurs activités. Les organisations comptables devraient examiner les politiques, les procédures, les flux de travail et la séparation des tâches pour identifier les failles du nouvel environnement.

Des contrôles internes clés ou des politiques et procédures pourraient avoir besoin de révisions ou d’être établies alors que les entreprises opèrent dans un nouvel environnement.

« Je voudrais vraiment voir mes activités de clôture dans un seul espace, avec des mises à jour en temps réel indiquant où nous en sommes et de ce qui reste à faire », explique Thyra Williams.

Grâce à la centralisation et au contrôle, les contrôleurs financiers peuvent mieux surveiller l’état et les résultats de la clôture. Ils peuvent exploiter régulièrement les tableaux de bord et les indicateurs de performance clés pour identifier les tendances, résoudre les problèmes et obtenir une visibilité en temps réel sur les données financières.

Avec plus de visibilité sur les états et résultats des clôtures, les contrôleurs financiers devraient rechercher les goulots d’étranglement dans le processus et identifier des opportunités de gains d’efficacité. Une façon de rendre la clôture plus efficace est d’identifier les domaines où une comptabilité continue pourrait s’appliquer.

Par exemple avec le rapprochement de gros volumes de données en temps réel, avant la fin de la période comptable. D’autres opportunités d’améliorer l’efficacité incluent l’automatisation des flux de travail, afin de déclencher des notifications en temps réel entre les membres de l’équipe. Ou encore la certification automatique des comptes sans changement sur la période ou selon d’autres critères prédéterminés.

Les contrôleurs financiers devraient chercher à automatiser les processus manuels de routine pour gagner du temps et réduire les risques. L’automatisation peut s’appliquer à de gros volumes de données au niveau des transactions, des flux de données financières provenant de sources tierces, des écritures manuelles de journaux et bien d’autres domaines.

Dans un environnement traditionnel de clôture, il existe de nombreux domaines où les organisations comptables effectuent des tâches manuelles. « J’essaierais d’automatiser les transactions, de m’assurer que les systèmes alimentent le grand livre de manière transparente et de réduire le nombre d’entrées manuelles de journal qui seraient nécessaires », recommande Thyra Williams. En se concentrant sur l’automatisation, les organisations comptables peuvent accroître leur efficacité et leur capacité à se concentrer sur d’autres objectifs stratégiques.

Les contrôleurs financiers devraient rechercher un outil permettant la centralisation de la documentation. Ajouter des pièces justificatives et des commentaires aux activités de clôture globale, aux rapprochements de bilan et aux écritures de journal donne aux contrôleurs financiers une source unique d’informations accessible de n’importe où.

Les organisations comptables utilisent généralement des disques partagés, ce qui peut entraîner des problèmes de contrôle de version, ou des fichiers papier, ce qui limite l’accessibilité. « J’évaluerais comment mettre en ligne les pièces justificatives et les conserver en toute sécurité et correctement. Je serais vraiment à la recherche d’un guichet unique », déclare Thyra Williams.

Enfin, les contrôleurs financiers devraient permettre l’audit en libre-service. Lorsque la documentation financière de l’entreprise est centralisée, elle permet aux auditeurs d’accéder aux documents de rapprochement de bilans, aux contrôles internes et autres états financiers, depuis n’importe quel endroit. Cela aidera les organisations comptables à réduire le temps et les efforts consacrés au soutien de l’audit.

Les contrôleurs financiers du monde entier adoptent la technologie pour optimiser leurs processus comptables et faire évoluer leur organisation vers une comptabilité moderne. Les équipes comptables de premier plan gagnent du temps, réduisent les risques et créent la capacité pour soutenir les objectifs stratégiques de leurs organisations, en tirant parti de solutions technologiques, telles que BlackLine, pour la clôture financière.

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