« Nous aurions dû l'acheter plus tôt »

Sanoma est une entreprise médiatique et d'apprentissage de premier plan avec une large présence sur plusieurs plateformes, allant de l'édition de journaux et de magazines à la télévision et à la radio, en passant par l'édition éducative et les informations commerciales. L’un des objectifs de Sanoma est de permettre aux enseignants de développer les talents de chaque enfant. Sanoma opère dans plus de 10 pays européens, enregistre un chiffre d'affaires net de 1,6 milliard d'euros et emploie plus de 5 000 professionnels. C'est le leader des médias grand public en Finlande et aux Pays-Bas.

LE DÉFI

La taille de Sanoma signifie qu'il y a un volume important de transactions à justifier mensuellement. Avec un partenaire offshore et des équipes réparties dans différents pays, cela a créé deux défis : un processus de clôture lent et un manque de visibilité sur l'état des justifications de comptes et des tâches de clôture financière.

Même avec 50 personnes travaillant sur le processus de clôture financière et de justification des comptes, les équipes étaient souvent sous pression à la fin du mois. La dépendance à Excel dans le département a été une source supplémentaire de difficultés. De nombreux comptables, par exemple, ont essayé d'accéder aux mêmes fichiers en même temps, ce qui les a menés à planter régulièrement. Dans l'ensemble, les équipes comptables ont consacré plus de temps aux tâches répétitives – déplacer des données d’un tableau à un autre, créer des écritures de journal manuelles, rechercher d'éventuelles doubles entrées, etc. – que sur l'analyse financière et les conseils. Cela a été une source de frustration pour l'équipe, qui a estimé que ses compétences n'étaient pas pleinement utilisées. L'entreprise souhaitait améliorer les processus pour gagner en efficacité, en commençant par remplacer les tableaux Excel pour une manière de travailler plus transparente.

Sanoma a cherché à trouver la bonne solution d'automatisation qui répondrait à ses objectifs d'efficacité et de performance :

• Améliorer la qualité des justifications de comptes tout en réduisant la charge de travail requise,

• Permettre une fermeture plus fluide et plus précise,

• Améliorer les résultats des audits et renforcer les contrôles internes,

• Augmenter l'automatisation des tâches de clôture de fin de mois

Industry

ERP

Region

Europe

COMPANY SIZE

Enterprise

BUSINESS IMPACT

• 86% des justifications de comptes désormais automatisés,

• Un gain de temps de 83% réalisé chaque mois,

• 69% des activités de clôture SAP désormais entièrement automatisées.

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Pourquoi BlackLine

« Sanoma avait déjà un logiciel de comptabilité en place, mais son utilisation était limitée à un outil de workflow. Tous justifications étaient encore effectués à l'aide de tableaux Excel », explique Otto Sillanää, Manager Finance Development chez Sanoma. « Les justifications automatisées présentaient un net avantage pour l'équipe. Parmi trois options potentielles, BlackLine a largement supplanté ses concurrents en ce qui concerne le logiciel de justification. »

Alors que les concurrents offraient d'excellents produits pour des tâches comptables spécifiques, BlackLine offrait une solution plus complète pour couvrir les besoins de processus de Sanoma de bout en bout. La plateforme logicielle a permis à Sanoma d'importer des données à partir de différents systèmes sources utilisés par l'entreprise et d'implémenter les règles d'automatisation de manière cohérente. Cela a permis aux équipes F&C d'avoir une image plus complète du flux de travail, y compris un aperçu des transactions déjà appariées et de l'état des certifications de compte.

C'est surtout la qualité du partenariat entre BlackLine et Sanoma qui a fait la différence. Alors que d'autres solutions étaient axées sur la prestation d'un bon service, BlackLine a agi comme un véritable partenaire, aidant Sanoma à atteindre ses objectifs spécifiques. Sanoma a apprécié l'approche « pratique » de BlackLine pendant la phase de mise en œuvre, en organisant des ateliers pour faire fonctionner l'équipe à travers le nouveau logiciel.

Comme pour toute implémentation technologique, des facteurs indépendants de la volonté de BlackLine et de Sanoma signifiaient qu'il était possible que l'implémentation ne soit pas livrée à temps. Pour éviter que cela ne se produise, un consultant de service qualifié s'est rendu à Helsinki pour animer sur site des ateliers et aider l'équipe de Sanoma à déployer le nouveau logiciel sur le terrain. Ce support a permis à la solution d'être mise en ligne avant la date d'échéance.

Sanoma a déployé le reste du package Smart Close dans les mois qui ont suivi son premier pilote, et a confirmé la décision d'adopter les produits Transaction Matching et Journal Entry.

LES RÉSULTATS

En mettant en œuvre BlackLine, 87% des justifications de comptes sont désormais automatisées chaque mois. Avec un total de 8 850 comptes qui doivent être justifiés chaque mois, cela représente une différence significative dans les économies d'efficacité pour les équipes F&C impliquées.

L'automatisation via BlackLine a permis à l'équipe de réaliser des gains de temps de 83% chaque mois.

Sanoma a également pu automatiser entièrement 69% de sa clôture financière SAP. Cela équivaut à une fermeture plus fluide et plus précise tout en accordant à l'équipe du temps supplémentaire pour l'analyse.

Pour Otto Sillanää, la transition sans heurt pour les équipes sur le terrain a été un point fort. « La solution étant intégrée directement dans SAP, cela ne fait aucune différence pour l'interface avec laquelle ils sont habitués à travailler. Pour eux, cela ressemblait à une mise à jour de SAP et a exactement la même apparence. »

L’impact le plus significatif a été dans le changement d’esprit des équipes. Les collègues estiment qu'ils peuvent utiliser correctement les compétences dont ils disposent et faire un usage précieux de leur temps. Les attentes se sont déplacées, pour concentrer les performances sur davantage d'analyses.

La routine dans le département F&C a été inversée, laissant place à une remontée du moral. Alors que dans le passé, les équipes avaient l'habitude de faire des heures supplémentaires en fin de clôture, elles peuvent désormais terminer à l'heure. La visibilité sur les processus comptables et la rapidité des justifications se sont considérablement améliorées. Les experts F&C peuvent désormais se concentrer sur les activités à valeur ajoutée, en tirant le meilleur parti de leurs compétences. Lorsqu'on a demandé si les nouveaux utilisateurs de BlackLine avaient constaté un quelconque inconvénient, la réponse était sans équivoque : « nous aurions dû l'acheter plus tôt. »

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