Simplifier la conformité de la loi SOX et réduire le temps de clôture de quelques jours

Pluralsight est une entreprise d'apprentissage en ligne axée sur la formation technologique professionnelle pour les particuliers et les entreprises du monde entier. Cette formation comprend trois piliers technologiques : le développement de logiciels, l'infrastructure informatique et les compétences créatives. Avec plus de 4 500 cours, Pluralsight fournit une bibliothèque de formation en ligne en constante évolution, rédigée par des experts de l'industrie. Grâce à un modèle d'abonnement facilement abordable, Pluralsight propose une formation de haute qualité, pertinente et opportune, servant de catalyseur de compétences à près de 3 millions d'utilisateurs dans le monde.

Le défi

Après un humble début en 2004, offrant une formation en classe aux développeurs de logiciels, Pluralsight a ajouté une formation en ligne en 2008 et a vu sa croissance exploser. En 2010, la société est entièrement passée à un modèle d'apprentissage en ligne et, en 2012, elle a levé 27,5 millions d'euros de financement de série A. En 2014, la société a levé 135 millions de dollars supplémentaires en financement de série B pour étendre sa plateforme et sa bibliothèque de cours.

La croissance et l'expansion de l'entreprise au cours des dernières années ont également mis en évidence la nécessité d'une solution automatisée qui pourrait permettre la croissance et rationaliser les opérations. Pluralsight était récemment passé de QuickBooks à NetSuite pour rationaliser les opérations financières cruciales, mais leur processus de justification financière était toujours lourd et très manuel. Ils souhaitaient également une meilleure visibilité et un meilleur contrôle du processus de justification de fin de mois.

Selon Mark Hansen, directeur finance et comptabilité chez Pluralsight, « Chaque membre du personnel était responsable de 10 à 30 justifications. Tout cela était réalisé dans un seul fichier Excel. Une fois le fichier terminé, il était enregistré dans Dropbox et le réviseur en était informé. C'était un processus très manuel et il n'y avait pas de visibilité. Chaque fois que de nouvelles écritures de journal étaient enregistrées, les justifications devaient être revues. Les approbateurs devaient attendre la fin d'un fichier avant de pouvoir l'examiner. S'il y avait des changements ou des erreurs, les individus devaient revenir en arrière et mettre à jour tout le livre des justifications. »

Le processus existant met également en danger toute future conformité aux contrôles internes. « La nature d'Excel est que les données peuvent être modifiées à tout moment. Nous ne pouvions pas verrouiller les fichiers et il y avait donc toujours la possibilité que quelque chose soit modifié après la clôture de la période comptable. »

Industry

Region

United States

COMPANY SIZE

Midsize

BUSINESS IMPACT

Conformité et documentation de la loi SOX simplifiées, Réduction du temps consacré à la clôture de quelques jours, Contrôle plus rapide et simultané des justifications, Visibilité accrue sur le processus de clôture, Transparence en temps réel pour l'entreprise et les parties prenantes.

Pourquoi BlackLine

Hansen et son équipe savaient qu'ils avaient besoin d'un système qui fournirait une image claire de la position de l’organisation à tout moment dans le processus de clôture. « Nous voulions une solution qui nous permette de documenter les étapes que nous faisions pour préparer et examiner les justifications », a déclaré Hansen. « De plus, il devait y avoir un référentiel central où toutes ces informations pourraient être stockées et non modifiées une fois la période close. »

La société a examiné plusieurs options de fournisseurs, dont BlackLine. « Nous avons découvert que peu de fournisseurs font exactement ce que fait BlackLine », a déclaré Hansen. « BlackLine était une véritable solution d'entreprise basée sur le cloud. Cela nous permettait de mettre en place des solides contrôles ; Par ailleurs, cela garantissait également la flexibilité à mesure que nous grandirions et évolurions. Nous l'avons vu comme une solution à long terme. »

Hansen a réfléchi aux moyens d'augmenter l'adoption par les utilisateurs avant même que la société ne choisisse BlackLine. « Nous avons impliqué toute l'équipe dans le processus depuis le début. Ensemble, nous avons identifié les opportunités d'amélioration, puis nous avons réfléchi aux moyens de les améliorer. Nous avons commencé à évaluer différentes options. Tout le monde était impliqué, ce qui a vraiment aidé à l'adhésion ultérieure. Et parce que le personnel avait fait partie du processus de sélection de BlackLine, il a pu tolérer environ un mois d'interruption pendant la mise en œuvre. »

Les résultats

Conformité et documentation de la loi SOX simplifiées

Auparavant, les justifications de Pluralsight étaient préparées dans Excel et maintenues dans Dropbox. « Avec la loi SOX 404, il y a des exigences strictes sur la préparation et l'examen des justifications », a déclaré Hansen. « BlackLine garantit que nous sommes non seulement plus organisés dans la façon dont nous procédons au processus de justification, mais également plus confiants de savoir que les fichiers sont verrouillés une fois qu'ils sont clos. Personne ne peut modifier les données. » BlackLine a également aidé Pluralsight à mettre en œuvre des contrôles plus rigoureux dans l'ensemble.

Temps de clôture réduit de cinq jours

Avant BlackLine, le processus de clôture mensuelle de Pluralsight exigeait 12 à 15 jours ouvrables de temps de travail. « Depuis la mise en œuvre de BlackLine, nous avons pu clôturer chaque mois en 10 jours ouvrables », a déclaré Hansen. « Bien que BlackLine ne soit pas le seul facteur, c'est un facteur important pour nous aider à clôturer plus efficacement, car il nous aide à augmenter notre efficacité et notre rapidité. »

Activation des révisions plus rapides et simultanées des justifications

Aujourd'hui, les réviseurs n'ont plus à attendre la fin d'un fichier complet avant d'examiner les justifications. « Lorsqu'un préparateur effectue une justification, l'approbateur peut accéder à BlackLine et examiner uniquement cet élément, au lieu d'attendre que toutes les justifications soient effectuées », a déclaré Hansen. « Au fur et à mesure que les problèmes sont identifiés, ils sont renvoyés et résolus plus rapidement. La possibilité de le faire en temps réel nous fait gagner du temps. »

Visibilité accrue sur le processus de clôture

Le précédent processus de clôture basé sur Excel de Pluralsight ne permettait pas à l'équipe de voir où elle en était. « Si vous avez déjà travaillé dans un service de comptabilité, vous savez que les gens demandent toujours : N’avez-vous pas encore fini ? », A déclaré Hansen. « Avec BlackLine, nous avons supprimé la nécessité de cette question. Il offre à tout moment plus de visibilité sur notre position finale. Nous pouvons voir instantanément, via le tableau de bord, combien de recommandations ont été examinées et approuvées - et combien n'ont pas été lancées. »

Transparence en temps réel activée pour l'entreprise et les parties prenantes

BlackLine garantit également aux nombreuses parties prenantes de Pluralsight une visibilité et une transparence en temps réel des opérations de l'entreprise. « Notre équipe de direction et nos investisseurs ont besoin d'informations financières précises et opportunes », a déclaré Hansen. « BlackLine permet la préparation en temps voulu de nos états financiers. Parce que nos circonscriptions reçoivent plus rapidement des informations, elles sont en mesure de prendre de meilleures décisions sur la base d'informations pertinentes et en temps réel. »

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