Grâce à BlackLine, tout est centralisé sur une seule et même plateforme.

Hubbell Incorporated is an international manufacturer of quality electrical and electronic products for a broad range of non-residential and residential construction, industrial, and utility applications. With 2015 revenues of $3.4 billion, Hubbell Incorporated operates manufacturing facilities in the United States, Canada, Switzerland, Puerto Rico, Mexico, China, Italy, the United Kingdom, Brazil, Australia and Ireland. Hubbell also participates in joint

ventures in Taiwan and Hong Kong, and maintains sales offices in Singapore, China, India, Mexico, South Korea, and countries in the Middle East.

The Challenge

Effectively and efficiently managing manufacturing facilities, joint ventures and sales offices in approximately 14 countries requires real-time access to all metrics, including reconciliation completion status and quality ratings. Yet Hubbell’s month-end close process and day-to-day balance sheet reconciliations weren’t standardized across the company’s business units, making real-time visibility and tracking nearly impossible.

“We didn’t have full visibility of the timely completion of account reconciliations and month-end tasks,” said Mark Koolis, power segment assistant controller at Hubbell. “If corporate finance wanted to see a reconciliation or the composition of an account balance, they would have to reach out to a local finance group. It was made even more difficult by the time differences associated with being a global finance organization.”

The lack of real-time information also made the compilation of data difficult as well as ensuring the entire company was in compliance with corporate policies and procedures. “Our executives were being forced to sign off on public filings without having real-time visibility into key areas of finance and accounting, such as reconciliations and tasks,” said Koolis. “We knew we had a gap, especially around ensuring access to, and visibility into, reconciliations and month-end close tasks. BlackLine helped us close the gap and start focusing on more value-add activities.”

Secteur d'activité

Manufacturing

ERP

SAP

Zone géographique

États-Unis

Company Size

Enterprise

Business Impact

Mise en place de contrôles renforcés et d’un processus de standardisation, augmentation de la visibilité, réduction du risque et contrôle du travail des équipes comptables.

Pourquoi BlackLine

Julie Egan et son équipe avaient besoin d'une solution qui augmenterait la visibilité, améliorerait l'organisation, le contrôle et faciliterait la normalisation. « Un membre de mon équipe avait utilisé BlackLine par le passé. Je n'avais jamais entendu parler d'une solution automatisée pour les justifications. J'ai fait des recherches et j'ai vite réalisé qu'il nous la fallait absolument ! J'ai rédigé un appel d'offre que nous avons pu intégrer au budget. »

Cependant, de nombreux retards ont empêché Veolia Amérique du Nord de mettre en œuvre une solution de justification pendant trois longues années. « En 2013, nous avons progressivement abandonné PeopleSoft pour SAP, et les personnes qui contrôlaient l'interface ont donc changé. C'est ce qui a causé le premier retard », selon Julie Egan. « En 2014, Veolia a décidé un déploiement à l'échelle du Groupe. Puis quelqu'un a décidé qu'une mise en œuvre à travers toute l'entreprise n'était pas souhaitable. Il a fallu tout recommencer depuis le début. »

En 2015, Julie Egan et son équipe ont finalement reçu l'autorisation de mettre en place une solution—la plateforme d'un concurrent de BlackLine — mais le projet fut à nouveau retardé. « Nous avions bien avancé dans l'implémentation lorsque les employés SAP nous ont annoncé qu'ils n'aimaient pas la façon dont cette solution se connectait à SAP. Lorsque nous avons découvert que BlackLine s'intégrait automatiquement à SAP, nous avons décidé de changer. »

Veolia a finalement déployé la plateforme Finance Controls and Automation de BlackLine milieu 2016. « Nous avons toujours su que BlackLine était la meilleure plateforme, mais c'est le prix qui a motivé notre première décision » selon Julie Egan. « Les solutions des concurrents étaient moins chères, mais nous avons découvert au cours de la mise en œuvre que les éléments étaient simplement empilés les uns sur les autres, sans cohérence d'ensemble. » La solution BlackLine s'est avérée bien plus intégrée et intuitive.

Les bénéfices

Des employés consacrant plus de temps à la qualité. En réduisant l'utilisation des feuilles de calcul, l'équipe peut consacrer plus de temps à résoudre les problèmes de qualité. « Grâce à la visibilité offerte par BlackLine, je constate que certaines de nos anciennes justifications n'étaient qu'une liste de transactions ou de soldes par centre de profit, ce qui n'est pas du tout significatif » assure Julie Egan. « Aujourd'hui, mon objectif est de traiter les problèmes de qualité. À terme, cela va nous permettre de gagner encore plus de temps grâce à BlackLine. »

Un seul endroit regroupant les justifications et les documents justificatifs. Avant BlackLine, les justifications étaient stockées sur des serveurs partagés, une pratique qui nous a valu des pertes de documents et des remarques négatives dans le cadre d'audits. « Grâce à BlackLine, tout est centralisé sur un seul outil. Les documents justificatifs sont à disposition et tout le monde y a accès » déclare Julie Egan. « Et comme les approbations sont systématiques, nous n’avons plus besoin de demander si la justification a été approuvée. Tout est dans BlackLine. »

Une visibilité en temps réel. Le tableau de bord de BlackLine offre à l'équipe et à la direction de Veolia un aperçu immédiat du statut des justifications. « Maintenant que nous bénéficions de ce formidable tableau de bord, je peux approfondir n'importe quelle justification » s'enthousiasme Julie Egan. « Je peux également suivre la progression de chaque employé ».

Des justifications standardisées. Auparavant, chaque groupe avait sa propre méthode pour effectuer les justifications. « Le siège à lui tout seul utilisait cinq ou six méthodes différentes pour justifier un compte. Avec BlackLine, tout le monde utilise le même modèle de justification » déclare Julie Egan. « Nous avons fait un grand pas en avant grâce à BlackLine. Nos priorités étaient la visibilité, l'organisation et la normalisation, et nous y sommes arrivés. »

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