BlackLine acquiert BlackLine

L'automatisation alimentée par l'IA pour les comptes clients

Réduction de 83% du temps passé pour la clôture de fin du mois

Depuis 1992, Griffin Technology conçoit et fabrique des solutions techniques avec une touche innovante. La société est aujourd'hui l'un des plus grands fournisseurs d'accessoires pour l'informatique personnelle et les médias numériques, notamment la famille d'émetteurs FM iTrip et le révolutionnaire système de son sans fil Evolve. Griffin fournit des solutions pour le divertissement numérique et personnel l'informatique aux personnes en Amérique, en Europe et en Asie par le biais des principaux détaillants et en ligne.

Le défi

Avec seulement 350 employés, Griffin Technology réalise chaque année plus de 151 millions de revenus. Pourtant, alors que l'entreprise fournissait aux clients des solutions permettant de gagner du temps et améliorant leur style de vie, leur équipe comptable était toujours bloquée par un processus hautement manuel, basé sur des tableaux, pour gérer la clôture de fin de mois.

Selon Cathy Jurgensen, General Accounting Manager, Corporate Operations US, chez Griffin, « Le plus grand défi était que nos justifications n'étaient pas effectuées régulièrement. C’était au petit bonheur. Le processus n'était pas cohérent et il nous fallait 30 jours pour le clôturer. »

Le processus d'un mois ne prenait pas seulement du temps. Il assurait également un audit de fin d'année ardu de quatre mois, les comptables se démenant pour regrouper et préparer des centaines de dossiers pour les auditeurs. En outre, sans un bilan actuel et des informations de transaction à jour, des décisions financières et opérationnelles étaient prises sur la base d'anciennes données.

Industry

ERP

JD Edwards

Region

United States

COMPANY SIZE

Enterprise

BUSINESS IMPACT

• Réduction du temps passé à la clôture de 30 à 5 jours,

• Augmentation de la précision et des écarts identifiés plus rapidement,

• Raccourcissement de 25% de la période d'audit de fin d'année,

• Justification des transactions rationalisée,

• Automatisation de la comptabilité des charges payées d'avance,

• Accès en temps réel,

• Impacts commerciaux pour les auditeurs.

Pourquoi BlackLine

Griffin avait non seulement besoin de réduire considérablement le temps nécessaire pour effectuer les justifications, mais devait également veiller à ce que les données comptables soient plus visibles et accessibles aux comptables et auditeurs. Cela signifiait abandonner la dépendance à l'égard des tableaux et mettre en œuvre un système qui automatiserait bon nombre des activités routinières et répétitives.

Alors que Griffin a examiné de nombreux fournisseurs de logiciels de justification de comptes, la société s'est associée à BlackLine pour plusieurs raisons clés. Tout d'abord, BlackLine s'intègre de manière transparente à leur ERP existant, JD Edwards. Cela était essentiel pour maintenir l'intégrité des données lors des transferts entre systèmes. « BlackLine fonctionne si bien avec notre ERP. Nous l'avons configuré pour qu'il crée automatiquement un fichier que nous pouvons importer dans BlackLine », a déclaré Jurgensen.

La facilité d'utilisation de BlackLine a également été importante dans la décision. Alors que le processus de clôture existant chez Griffin était terriblement inefficace, ils pensaient que la mise en œuvre de toute nouvelle technologie signifiait que les comptables devraient passer plus de temps à apprendre un nouveau système. Mais la société a découvert via des démos et des recommandations clients que BlackLine n'était pas seulement convivial, mais que la formation gratuite via BlackLine U signifiait que la société n'aurait pas à payer de supplément pour la formation initiale.

Les Résultats

Réduction du temps passé à la clôture de 30 à 5 jours

En utilisant BlackLine pour automatiser les justifications et autres activités de fin de mois, Griffin a réduit le temps passé à la clôture de 83%. « Nous clôturons en cinq jours. Avant, cela prenait un mois entier », a expliqué Jurgensen. « Désormais, nos justifications sont effectuées de manière cohérente et sont examinées en temps opportun.»

Précision accrue et écarts identifiés plus rapidement

Une clôture plus efficace avec BlackLine a également amélioré la capacité de Griffin à fournir des informations financières précises aux décideurs en moins de temps. « BlackLine a contribué à garantir que nos rapports financiers soient plus précis, car nous effectuons nos justifications en une semaine », a déclaré Jurgensen. « Nous sommes en mesure d'identifier très rapidement les écarts. »

Réduction de 25% de la période d'audit de fin d'année

Auparavant, Jurgensen et son équipe passaient quatre mois à gérer leur audit de fin d'année. Aujourd'hui, ce processus a été réduit de 25%. « Avec BlackLine, tous nos justifications sont au même endroit, et elles sont cohérents d'un mois à l'autre », a déclaré Jurgensen. « Cela nous a permis de réduire notre période d'audit de fin d'année de quatre mois à seulement trois mois. »

Correspondance de transactions rationalisée

Avec BlackLine, Jurgensen et son équipe passent beaucoup moins de temps à faire correspondre les cartes de crédit. Il est également beaucoup plus facile d'identifier les transactions manquantes. « En utilisant Matching, nous pouvons rapprocher les transactions bancaires et par carte de crédit le premier jour du mois. Cela aide notre temps de clôture », a déclaré Jurgensen. « Nous obtenons un fichier du processeur et les détails de la carte de crédit de l'exportation JD Edwards, puis nous l’importons dans BlackLine. Ce processus est utile s’ils apportent des modifications à notre boutique en ligne, car nous pouvons identifier les transactions manquantes dans JD Edwards. »

Automatisation de la comptabilité des charges payées d'avance

Auparavant, s'assurer que les comptes prépayés étaient correctement amortis était un processus très manuel. Avec BlackLine, Jurgensen et son équipe peuvent utiliser le modèle d'amortissement prépayé dans Account Reconciliations pour automatiser la comptabilité des charges payées d'avance. « Avec BlackLine, vous pouvez configurer les calendriers d'amortissement, et il le réduit automatiquement chaque mois pour faire correspondre votre solde avec le GL. C’est un bel outil. »

Accès en temps réel activé pour les auditeurs

Avec BlackLine, Griffin peut accorder un accès immédiat aux auditeurs, éliminant ainsi la nécessité pour les comptables d'agréger, de numériser et d'envoyer des fichiers par courrier électronique. BlackLine fait également gagner du temps aux auditeurs. « Nos auditeurs aiment vraiment l'utiliser. C'est vraiment bien pour eux », a déclaré Jurgensen. « Ils se connectent simplement et toutes les informations sont là pour eux.»

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