Réduction des entrées de journal manuelles de 36% et augmentation de la visibilité dans toute l'organisation

Basée à Jacksonville, en Floride, Brooks Rehabilitation est un système de réadaptation post-aiguë avec 14 entités commerciales. Depuis plus de quatre décennies, la société offre une thérapie de pointe et des soins médicaux, ainsi que la compassion, la motivation et l'espoir d'aider les gens à atteindre leur plus haut niveau de récupération. Les services comprennent la réadaptation pour patients hospitalisés, les soins infirmiers, la vie assistée et les soins de la mémoire, la thérapie ambulatoire, les soins à domicile, les programmes communautaires et la recherche.

Le défi

Pour Brooks Rehabilitation, la prise en charge des patients est primordiale. Pourtant, la prestation de soins de haute qualité nécessite plus que l'embauche de prestataires compétents et compatissants. Cela signifie également s'adapter et maintenir la conformité à de nombreuses réglementations concernant l'exactitude et la visibilité de la comptabilité.

Pourtant, alors même que l’équipe de soins de santé de Brooks est passée aux dossiers médicaux électroniques, l’équipe de comptabilité de l’organisation a toujours eu des difficultés avec une clôture financière sur papier. Selon Hannah Marshall, comptable senior, « Nous avions des classeurs d'entrées de journal pour chaque utilisateur, organisés par mois. Notre ancien processus consistait à créer l'entrée de journal dans Excel®, à la saisir dans notre DSE, puis à l'imprimer et à joindre la documentation de sauvegarde appropriée. Une fois le mois terminé, tous les comptables devaient perforer leurs entrées, les classer dans un classeur, puis remettre les classeurs aux gestionnaires pour approbation. Les classeurs s’entassaient dans les bureaux et ramassaient la poussière jusqu'à ce que les gestionnaires aient la possibilité de les approuver. »

Le processus manuel et la documentation papier ont gravement entravé le flux de travail - de plus en plus risqué à mesure que la société se développait pour servir plus de patients dans le besoin. « Nous avons été mis au défi par un manque d'approbations. Parfois, les inscriptions étaient approuvées une fois la clôture terminée », a déclaré Marshall. « Parce que tout était sur papier et très manuel, il n'y avait tout simplement pas de visibilité ou de surveillance. Il était très difficile pour la direction de savoir où nous en étions à la clôture. »

ERP

MEDITECH

Region

United States

COMPANY SIZE

Midsize

BUSINESS IMPACT

Réduit les entrées de journal manuelles de 36%, Visibilité accrue dans toute l'organisation, Flux de travail rationalisé.

Pourquoi BlackLine

Les critères de Brooks Rehabilitation pour une nouvelle solution de clôture étaient exhaustifs. L'équipe voulait un système qui améliorerait le flux de travail, permettrait des rapports en temps réel et permettrait d'accéder aux écritures de journal et aux justifications sur une seule plateforme. « Nous voulions réduire le temps consacré à la saisie, rationaliser le processus et pouvoir consacrer plus de temps à l'analyse des données au lieu de simplement les rapporter », a déclaré Marshall. « Nous voulions dire au revoir à nos classeurs et accroître la transparence. »

Selon Marshall, la plateforme Financial Controls and Automation de BlackLine était la seule solution qui offrait à Brooks toute sa liste de souhaits. « BlackLine est basé sur le cloud, nous avons donc pu obtenir une visibilité en temps réel sur toutes nos installations, de n'importe où. Nous savions, grâce à la réputation de l'entreprise et aux témoignages de recommandation, que leur service client était bon, et la plateforme fonctionnait avec notre DSE. BlackLine était facile à utiliser et une formation gratuite via BlackLine U était toujours disponible. Enfin, le prix était correct. »

Les résultats

Réduit les écritures de journal manuelles de 36%. Auparavant, le grand nombre d’écritures manuelles de Brooks consommait un temps comptable précieux et augmentait le risque d’erreurs. Avec BlackLine, Marshall et son équipe ont réduit le nombre d'entrées de journal manuelles de 36%. « Mon aspect préféré de BlackLine est le temps de traitement des entrées de journal plus rapide. Nous n'avons plus besoin de taper une entrée dans Excel, de l'imprimer, de la saisir dans MEDITECH, de joindre la sauvegarde et de la classer », a déclaré Marshall. « Les modèles d'importation Excel de BlackLine nous ont aidés à réduire les entrées de journal de 550 par mois à 350 par mois. Nous disposons de plus de temps pour l'analyse et l'examen des états financiers en raison de la réduction du temps de saisie et nos approbations sont terminées avant la clôture de la clôture. Notre contrôleur est beaucoup plus heureux. »

Visibilité accrue sur l'ensemble de l'organisation. Les comptables de Brooks peuvent consulter n'importe quel compte, à tout moment, et obtenir la véritable « vue d'ensemble » de la clôture complète, sans chercher le bon classeur. Les fichiers et la documentation sont stockés dans BlackLine, ce qui réduit le besoin de zones de stockage de papier (et les coûts associés). « BlackLine nous a donné une réelle transparence », a déclaré Marshall. « Nous avons un accès facile, de n'importe où, pour extraire les entrées de journal et les sauvegarder pour référence, revues et audits. »

Flux de travail rationalisé. Avec BlackLine, les responsables comptables de Brooks peuvent attribuer des tâches, assurer la standardisation des entrées et automatiser les processus par cœur. En conséquence, Marshall et son équipe disposent désormais d'un flux de travail efficace et rationalisé chaque mois, ce qui permet d'économiser du temps et des ressources humaines. Ils sont également mieux préparés à la croissance à mesure que les besoins en soins de santé en Floride augmentent. « Nous aimons que BlackLine soit basé sur le Web et facilement accessible depuis n'importe quel ordinateur pour n'importe quel utilisateur », a déclaré Marshall. « Nos gestionnaires adorent la fonction d'accès mobile. Ils peuvent se connecter depuis leur téléphone et approuver les entrées de journal de n'importe où. BlackLine nous a vraiment aidés à moderniser notre processus de clôture financière. »

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