Réduction du temps consacré aux justifications de cinq à un jour

Les dirigeants de Braden Europe savaient qu’ils avaient besoin d’une nouvelle solution de justification, et la plateforme Finance Controls and Automation de BlackLine était considérée comme un concurrent sérieux. Dans le même temps, l'entreprise tentait de pourvoir un poste d'analyste financier. Lors d'une entrevue avec Wesley Haagmans, qui était alors candidat, les dirigeants ont été ravis de découvrir qu'il avait cinq ans d'expérience dans la mise en œuvre et l'utilisation de BlackLine dans son ancienne entreprise. « Ils ont mentionné qu'ils avaient beaucoup de problèmes avec les justifications de comptes. Nous avons parlé de mon expertise BlackLine, et c'est l'une des raisons pour lesquelles j'ai été recruté en tant qu'analyste financier chez Braden Europe. »

Le premier projet d’Haagmans chez Braden était d’implémenter BlackLine. « Cela n'a pris que quelques jours. C'était vraiment rapide. L'intégration avec Epicor a également été facile. Epicor n'est pas un ERP commun, mais notre chef de projet BlackLine a simplement créé un modèle d'intégration, donc il n'y avait pas de charge de travail supplémentaire pour moi. »

Haagmans a également formé son personnel à l'utilisation de BlackLine. « Quand nous sommes lancés, j'ai donné à tout le monde une courte session de formation. Mais pour être honnête, lorsque vous vous connectez à BlackLine pour la première fois, vous voyez que c'est vraiment simple et facile à utiliser. C’est ce que j’aime dans cette solution, et c’est aussi l’une des raisons pour laquelle Braden s’est associé à BlackLine. »

Après que Braden Europe a commencé à utiliser BlackLine, leur société mère, Global Power, a également mis en œuvre la solution. « L'équipe comptable de Global Power avait également des problèmes avec les justifications de comptes », a déclaré Haagmans. « J'ai également fait l'implémentation pour eux, et ils utilisent tous BlackLine maintenant. »

Industry

ERP

EPICOR

Region

Europe

COMPANY SIZE

Enterprise

BUSINESS IMPACT

Réduction du temps consacré aux justifications de cinq à un jour, Rationalisation des audits internes et externes, Réduction du travail répétitif en certifiant automatiquement les comptes sans solde, Efficacité accrue tout en réduisant les erreurs.

Pourquoi BlackLine

Les dirigeants de Braden Europe savaient qu’ils avaient besoin d’une nouvelle solution de justification, et la plateforme Finance Controls and Automation de BlackLine était considérée comme un concurrent sérieux. Dans le même temps, l'entreprise tentait de pourvoir un poste d'analyste financier. Lors d'une entrevue avec Wesley Haagmans, qui était alors candidat, les dirigeants ont été ravis de découvrir qu'il avait cinq ans d'expérience dans la mise en œuvre et l'utilisation de BlackLine dans son ancienne entreprise. « Ils ont mentionné qu'ils avaient beaucoup de problèmes avec les justifications de comptes. Nous avons parlé de mon expertise BlackLine, et c'est l'une des raisons pour lesquelles j'ai été recruté en tant qu'analyste financier chez Braden Europe. »

Le premier projet d’Haagmans chez Braden était d’implémenter BlackLine. « Cela n'a pris que quelques jours. C'était vraiment rapide. L'intégration avec Epicor a également été facile. Epicor n'est pas un ERP commun, mais notre chef de projet BlackLine a simplement créé un modèle d'intégration, donc il n'y avait pas de charge de travail supplémentaire pour moi. »

Haagmans a également formé son personnel à l'utilisation de BlackLine. « Quand nous sommes lancés, j'ai donné à tout le monde une courte session de formation. Mais pour être honnête, lorsque vous vous connectez à BlackLine pour la première fois, vous voyez que c'est vraiment simple et facile à utiliser. C’est ce que j’aime dans cette solution, et c’est aussi l’une des raisons pour laquelle Braden s’est associé à BlackLine. »

Après que Braden Europe a commencé à utiliser BlackLine, leur société mère, Global Power, a également mis en œuvre la solution. « L'équipe comptable de Global Power avait également des problèmes avec les justifications de comptes », a déclaré Haagmans. « J'ai également fait l'implémentation pour eux, et ils utilisent tous BlackLine maintenant. »

Les résultats

Réduction du temps consacré aux justifications de cinq à un jour

BlackLine permet à Haagmans et à son équipe de consacrer moins de temps aux tâches manuelles, ce qui leur donne plus de temps pour se concentrer sur la stratégie et l'analyse. « Dans le passé, il m'a fallu cinq jours pour préparer tous les comptes du bilan, et maintenant, j’en termine avec les justifications en une journée. Avec BlackLine, il nous est beaucoup plus facile de respecter nos délais », a déclaré Haagmans. « Je suis analyste financier et j'ai enfin le temps de faire des analyses ! »

BlackLine a également réduit la charge de travail du superviseur d’Haagmans

« Auparavant, mon responsable devait signer tous ces tableaux individuels. Cela prenait beaucoup de temps et était d’autant plus difficile qu'il voyage beaucoup. Maintenant, il peut se connecter de n'importe où et approuver les bilans directement dans BlackLine. »

Audit interne et externe rationalisé

Auparavant, les audits internes et externes demandaient au personnel de rechercher, d'agréger et de fournir des données aux auditeurs. Aujourd'hui, les auditeurs peuvent accéder à tout ce dont ils ont besoin dans BlackLine, à leur propre rythme, de n'importe où dans le monde. « Avant BlackLine, les auditeurs nous poursuivaient pour faire des copies ou répondre aux questions », a déclaré Haagmans. « Maintenant, nous donnons simplement accès à l’auditeur externe. Une fois que mon superviseur a approuvé un bilan, il est également approuvé dans BlackLine. L'auditeur voit la justification lorsqu'il se connecte. Toutes les pièces justificatives sont là. Nous recevons beaucoup moins de questions des auditeurs, et c'est super. »

L'auditeur interne de Braden peut également accéder à tous les documents depuis son bureau aux États-Unis. « Avant BlackLine, notre auditeur interne devait se rendre en Europe. Il passait beaucoup de temps à parcourir les classeurs de justification sur place. Avec BlackLine, il audite tous les fichiers depuis son propre bureau aux États-Unis, au lieu d'avoir à venir ici. »

Travail répétitif réduit grâce à l'autocertification des comptes sans solde

Avant BlackLine, Haagmans et son équipe devaient réconcilier manuellement les 300 comptes. Aujourd'hui, certains de ces comptes sont auto-certifiés. « Grâce à BlackLine, nous n'avons plus à justifier tous les comptes sur une base mensuelle. S'il n'y a pas d'équilibre, la justification est certifiée par le système BlackLine », a déclaré Haagmans. « Cela fait gagner du temps à tout le monde. »

Efficacité accrue tout en diminuant les erreurs

En automatisant davantage le processus de justification et en réduisant la saisie manuelle des données, l'équipe comptable voit non seulement une efficacité accrue mais moins d'erreurs. « Avant BlackLine, je travaillais deux à trois jours supplémentaires pour mettre à jour nos fichiers Excel. À la fin, il y avait encore des erreurs dans le bilan. Cela ne se produit plus », a déclaré Haagmans. « Nous exécutons une balance d'essai dans notre système ERP. Nous copions les numéros dans notre modèle et l'importons dans BlackLine. C’est trois minutes de travail pour moi. Comparez cela avec trois jours avant BlackLine. Je suis vraiment content car nous avons un bilan plus propre et nous sommes plus en mode contrôle. »

Haagmans recommande fortement aux comptables de toutes les industries de ne plus se fier aux tableaux pour le processus de clôture. « Tout service comptable effectuant toujours ses justifications dans Excel va avoir les mêmes problèmes que nous. Lorsque vous faites tout dans Excel, vous aurez des erreurs. Vous n’allez pas toujours les voir, mais vous donnez ces justifications à vos auditeurs, et eux vont les voir. Ce n'est pas ce que vous voulez en tant qu'entreprise. Avec BlackLine, il n'y a plus de problème avec Excel. Nous sommes plus professionnels et précis. Et c'est ce que doit être un service comptable. 

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