"Mit der BlackLine Plattform haben wir erreicht, dass alles an einem Ort ist."

Veolia ist ein weltweit führendes Unternehmen für optimiertes Ressourcenmanagement. Mit über 174.000 Mitarbeitern weltweit konzipiert und liefert das Unternehmen Lösungen für das Wasser-, Abfall- und Energiemanagement, die zur nachhaltigen Entwicklung von Kommunen und Unternehmen beitragen.

Die Herausforderung

Im Jahr 2013 schuf Veolia Nordamerika ein Shared Services Center für seine drei Hauptgeschäftsbereiche: Energie-, Wasser- und Umweltdienstleistungen. Doch obwohl dieser neue Ansatz die Kosten senkte und die Arbeitsabläufe rationalisierte, wurde damit eine der größten Herausforderungen des Konzerns nicht gelöst.

"Wir benutzten immer noch Excel-Tabellen, um Abstimmungen zu verwalten", sagte Julie Egan, Senior Director of General Ledger bei Veolia North America. "Wir hatten Finanzanalysten vor Ort, die versuchten, die Abstimmungen über ein gemeinsames Laufwerk zu verifizieren."

Sie waren sehr frustriert über die Zeit, die es dauerte, Akten zu finden, sowie über den Mangel an Transparenz. Tatsächlich war dieses Problem so groß, dass das Buchhaltungsteam fünf Monate lang eine komplette Bankabstimmung versäumte. "Eine Person dachte, dass der Kollege es tat und umgekehrt. Es war ein totales Desaster, weil es für den Rest von uns einfach nicht sichtbar war."

Veolias fortgesetzte Abhängigkeit von gemeinsam genutzten Laufwerken erhöhte ebenfalls das Risiko und machte das Unternehmen anfällig für Anfragen von Wirtschaftsprüfern.

"Die Laufwerke standen einer so großen Gruppe von Menschen offen. Wir waren ständig besorgt, dass Informationen versehentlich gelöscht oder verschoben werden könnten", sagte Egan. "Außerdem fielen wir bei den internen Kontrollen durch, weil manchmal keine Datensätze gefunden werden konnten. Es war sehr unorganisiert."

ERP

Region

Global

COMPANY SIZE

Enterprise

Vorteile

Entlastung der Mitarbeiter, dadurch Konzentration auf die Verbesserung der Qualität, ein einziger Ort für Reconciliations und unterstützende Dokumentation, Echtzeit-Sichtbarkeit, standardisierte Abstimmungen

Warum BlackLine

Egan und ihr Team wussten, dass sie eine Lösung brauchten, die die Transparenz erhöht, die Organisation und Kontrolle verbessert und eine Standardisierung ermöglicht.

"Einer meiner Mitarbeiter hatte BlackLine bereits in einem früheren Job eingesetzt. Ich hatte noch nicht einmal von einer automatisierten Lösung für Abstimmungen gehört. Ich führte einige Nachforschungen durch und sagte: 'Das müssen wir haben!' Ich stellte einen Vorschlag zusammen, und wir konnten ihn dem Budget hinzufügen."

Zahlreiche Verzögerungen hielten Veolia Nordamerika jedoch drei lange Jahre lang davon ab, eine Reconciliationslösung zu implementieren. "Im Jahr 2013 begannen wir mit dem Prozess der Umstellung von PeopleSoft auf SAP, bei dem sich die Kontrolle über die Schnittstellen änderte. Das war die erste Verzögerung", sagte Egan.

"2014 beschloss Veolia, eine Implementierung im gesamten Unternehmen durchzuführen. Dann entschied jemand, dass sie doch nicht als unternehmensweites Projekt implementieren wollten. An diesem Punkt fingen wir wieder von vorne an".

2015 erhielten Egan und ihr Team schließlich grünes Licht für die Implementierung einer Lösung - eine Plattform von einem BlackLine-Konkurrenten - aber sie wurden erneut aufgehalten. "Wir waren mit der Implementierung ziemlich weit fortgeschritten, als unsere SAP-Leute sagten, dass ihnen die Art und Weise, wie die Lösung mit SAP verbunden wird, nicht gefiel. Als wir herausfanden, dass BlackLine automatisch mit SAP integriert war, entschieden wir uns für einen Wechsel."

Mitte 2016 führte Veolia die Finance Control und Automation Plattform von BlackLine ein. "Wir waren immer davon überzeugt, dass BlackLine die bessere Plattform ist, aber wir hatten unsere ursprüngliche Entscheidung aufgrund des Preises getroffen", sagte Egan. "Die Lösung des Konkurrenten war kostengünstiger, doch während der Implementierung stellten wir fest, dass sie nur aus Einzelteilen bestand. BlackLine erwies sich als weitaus integrierter und intuitiver", so Egan.

DIE ERGEBNISSE

Die Mitarbeiter können sich auf die Verbesserung der Qualität konzentrieren. Dadurch, dass sie weniger Tabellenkalkulationen verwenden, hat das Team mehr Zeit für die Arbeit an Qualitätsfragen. "Aufgrund der Transparenz innerhalb von BlackLine stelle ich fest, dass einige unserer früheren Abstimmungen im Grunde nur eine Auflistung von Transaktionen oder Salden nach Profitcenter waren, was überhaupt nicht aussagekräftig ist", sagte Egan. "Mein Ziel ist es nun, unsere Qualitätsprobleme anzugehen. Mit der Zeit wird uns das ermöglichen, mit BlackLine noch mehr Zeiteinsparungen zu erzielen".

Es wurde ein Standort für Reconciliations und die unterstützende Dokumentation geschaffen. Vor BlackLine wurden Abstimmungen auf gemeinsam genutzten Datei-Laufwerken gespeichert, eine Praxis, die zu Dokumentationsverlusten und umständlichen Audit-Anfragen führte. "Mit BlackLine haben wir jetzt ein Werkzeug, bei dem alles an einem Ort ist. Die unterstützende Dokumentation ist auch genau dort. Jeder kann sie einsehen", sagte Egan. "Und weil Genehmigungen systematisch erfolgen, müssen wir nie fragen, ob ein Abgleich genehmigt wurde. Es steht alles in BlackLine."

Gewonnene Echtzeit-Sichtbarkeit. Das Dashboard von BlackLine gibt sowohl dem Team als auch der Führung von Veolia sofortigen Einblick in den Stand der Reconciliations. "Jetzt, da ich dieses fantastische Dashboard habe, kann ich jede Abstimmung verfolgen", sagte Egan. "Ich kann auch sehen, wie einzelne Personen Fortschritte machen."

Standardisierte Reconciliations. Zuvor führte jede Gruppe Abstimmungen ein wenig anders durch. "Allein das Hauptbüro hatte fünf oder sechs Möglichkeiten, ein Konto abzustimmen. Mit BlackLine verwendet jetzt jeder die gleiche Abstimmungsschablone", so Egan. "Mit BlackLine haben wir bereits große Fortschritte gemacht. Unsere großen Herausforderungen waren Transparenz, Organisation und Standardisierung, und wir kommen definitiv voran".

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