Nach einer eingehenden Analyse innerhalb von Vaillant kamen wir zu dem Schluss, dass Smart Close die beste Lösung ist, weil es in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit, Prozessautomatisierung und Datenschutz das Beste bietet.

Vaillant ist ein internationaler Marktführer im Bereich der Heiz- und Lüftungstechnik. Vaillant bietet seinen Kunden weltweit umweltfreundliche und energiesparende Heiz- und Lüftungssysteme. Die Vaillant Group mit Sitz in Remscheid, Deutschland, wurde 1874 gegründet und befindet sich bis heute zu 100 Prozent in Familienbesitz. Als Beweis dafür, dass einer der Leitsätze des Unternehmens zutrifft, "weil Vaillant vorausdenkt", hat das Unternehmen vor kurzem unter der Leitung von Kai Hennig einen Transformationsprozess für das interne Rechnungswesen eingeleitet.

Die Herausforderung

Wenn man für eine so große internationale Organisation arbeitet, bringt das einige Herausforderungen mit sich. "Vaillant ist groß", sagt Hennig. "Wir haben Niederlassungen in vielen Ländern auf der ganzen Welt, die sich gegenseitig Informationen über Zeitzonen hinweg zuschicken, um Daten für den Abschlussprozess zu sammeln. Das ist kein einfacher Prozess und kann den Fortschritt von Projekten ernsthaft behindern."

Hennig und Vaillant sahen die Notwendigkeit, die Abläufe im Finanzwesen zu automatisieren. Die langen Listen mit zeitraubenden manuellen Aufgaben, mit denen die Mitarbeiter bei jedem Abschluss konfrontiert waren, sollten eliminiert werden. Dafür sollten sie in die Lage versetzt werden, klare und transparente Finanzdaten zu liefern.

"Als ich hier anfing, war der Monatsabschluss zu sehr von manuellen Tätigkeiten und E-Mails abhängig. Zum Glück waren Vaillant und ich uns einig - ein modernes Unternehmen braucht Automatisierung, weil das klare Prozesse, Arbeitsabläufe und Verantwortlichkeiten schafft.

Warum BlackLine

Bei der Planung der Einrichtung des Financial Shared Service Centers von Vaillant, suchte das Unternehmen nach einer Softwarelösung, um klare, automatisierte Prozesse zu etablieren und dem Top-Management die KPI-Informationen zur Verfügung zu stellen, auf die es sich für intelligente Geschäftsentscheidungen verlassen kann.

Hennig war mit Smart Close bereits vertraut, da er bei der Implementierung von Smart Close in einem früheren Unternehmen eine entscheidende Rolle gespielt hatte. Er war von der Smart Close-Lösung so überzeugt, dass er die Implementierung auch bei Vaillant unterstützte. "Die Zukunft des Finanzwesens besteht in strukturierten Prozessen. Diese Lösungen unterstützen dies, so dass ich mich natürlich für die BlackLine Software ausgesprochen habe. Ein Unternehmen braucht Effizienz und Transparenz in seinen Finanzprozessen und bei den Abschlüssen.

Wenn man zuverlässige, automatisierte Prozesse hat, können die erzeugten Zahlen dem Management verlässliche Entscheidungen für das Unternehmen ermöglichen. Bei der Evaluierung von Softwarelösungen für die Automatisierung im Finanzbereich verfolgte Vaillant einen sehr praktischen, zielorientierten Ansatz.

"Das oberste Ziel war die Optimierung des Abschlussprozesses. Wir schauten uns an, welche Tools wir bereits nutzten und welche Werkzeuge darüber hinaus zur Verfügung standen. Nach einer gründlichen Analyse innerhalb von Vaillant kamen wir zu dem Schluss, dass Smart Close die beste Lösung ist, da es in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit, Prozessautomatisierung und Datenschutz das Beste bietet.

Industry

ERP

Region

Europe

COMPANY SIZE

Enterprise

Vorteile

Optimierte Effizienz, absolute Zuverlässigkeit, Entfernung von überflüssigen Aktivitäten, dafür Gewinnung von wertvollen Einblicken in die Effizienz der Unternehmensprozesse sowie in die Analytik.

Die Ergebnisse

Weitere Vorteile. Smart Close ist in SAP eingebettet, läuft also direkt in der SAP-Landschaft. Wie Hennig erklärt, waren die Klarheit in den Prozessen und eindeutige Verantwortlichkeiten enorme Vorteile, die Vaillant mit Smart Close erreicht hat. "Früher waren wir auf Excel-Tabellen angewiesen, die nicht einfach aktualisiert oder ausgetauscht werden konnten, und es ist eigentlich zu riskant, so zu arbeiten. Mit den neuen Tools von BlackLine planen Sie einfach eine Aktivität und sie wird erfolgreich und ohne Fehler ausgeführt. So erhalten Sie die optimale Vorlage für Abschlüsse in SAP. Das Top-Management und die Mitarbeiter im operativen Bereich können den Fortschritt während des Abschlussprozesses jederzeit und in Echtzeit überwachen. Es ist alles sehr klar und transparent."

Verbesserte interne Strukturen und Prozesse. Neben der Einführung klarer Prozesse und der Festlegung von Verantwortlichkeiten für bestimmte Aufgaben, hat Smart Close Vaillant auch bei der Bewertung seiner internen Leistung geholfen, wodurch die interne Struktur und die Prozesse verbessert wurden.

"Früher hatten wir keine Daten, um unsere verschiedenen Niederlassungen und deren Leistung zu vergleichen. Wir konnten nicht analysieren, wo wir Effizienzsteigerungen erzielen konnten. Mit den BlackLine-Lösungen kann man leicht verschiedene Bereiche vergleichen und von den effizienteren Niederlassungen lernen. Eine strukturierte Liste der Abschlussaktivitäten ist unerlässlich, da sie ein hohes Maß an Transparenz liefert.

"Smart Close bietet diese Liste an und führt darüber hinaus alle seine Best Practices in SAP zusammen. Wenn Sie das haben, können Sie dann damit beginnen, die Abschlussprozesse über alle Unternehmen, Länder und Regionen hinweg zu harmonisieren.

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