"Bei der Erstellung des Jahresabschluss sparen wir jetzt 3 Wochen ein. Mit Smart Close können wir effizienter arbeiten, weil wir uns auf die Probleme konzentrieren können."

Als älteste Universität der Niederlande, die 1575 gegründet wurde, genießt die Universität Leiden seit langem einen ausgezeichneten Ruf. Sie wird regelmäßig von QS University als eine der 100 besten Universitäten der Welt eingestuft und ist stolz darauf, ihr Erbe nicht nur zu erhalten, sondern darauf weiter aufzubauen. Das ist einer der Gründe, warum sie ein weltweit führendes Shared-Service-Zentrum besitzt.

Die Herausforderung

Mit über 6.500 Mitarbeitern und einem Shared Service Center hatte das SSC der Universität mit viel Papierkram, offenen Einzelposten und manuellen Kontrollen zu kämpfen. Arbeitsintensive Prozesse führten zu einer hohen Arbeitslast und ließen die Mitarbeiter lange Nächte und Wochenenden arbeiten. Das Shared Service Center konnte das Arbeitspensum kaum schaffen, geschweige denn die Einsichten ins Finanzwesen liefern, die die Universität gebraucht hätte. Es war klar, dass hier Verbesserungen notwendig waren.

Die Universität Leiden begann mit der Suche nach einer Softwarelösung, die zunächst zur Rationalisierung ihrer Finanzabschlussprozesse und dann zur Automatisierung dieser Aufgaben beitragen sollte. Auf der Suche nach einer passenden Lösung war schnell klar, dass die Automatisierung nur dann von Vorteil sein würde, wenn die Abschlussprozesse effizient sind.

Daher entschied sich die Universität dafür, eine Lösung zu finden, die zur Standardisierung ihrer Prozesse und zu einem transparenten Finanzabschluss beitragen würde, statt nicht-optimierten Prozessen eine weitere Technologieschicht hinzuzufügen.

Warum BlackLine

Rob van den Wijngaard, SSC manager, erläutert, warum die Universität von Leiden sich für Smart Close entschieden hat.

"Die Smart Close Lösung bietet mehr als nur Automatisierung. Sie ermöglicht es den Finanzabteilungen, ihre Finanzabschlussprozesse zu standardisieren, liefert eine robotic-gestützte Prozessautomatisierung (RPA) und bietet Möglichkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung. Nur sehr wenige Lösungen können diese Vorteile bieten, daher wussten wir, dass Smart Close eine perfekte Lösung für uns ist.

Während Standardisierung und Automatisierung notwendige Elemente einer Softwarelösung waren, war die kontinuierliche Verbesserung ein zusätzlicher Vorteil. Die Kultur im Shared Service Center der Universität Leiden setzt auf die Möglichkeit zur kontinuierlichen Verbesserung, und eine Software, die dazu beitragen würde, dies zu realisieren, fand Wijngaard sehr interessant.

"Meine Vision für mein Shared Service Center ist, dass es morgen besser sein muss als heute. Smart Close bietet Möglichkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung und hilft uns, dieses Ziel zu erreichen.

Einer der wichtigsten Ansätze, wie die Lösung eine kontinuierliche Verbesserung ermöglicht, ist Continuous Accounting. Dieser moderne Ansatz verteilt die Aufgaben, die sonst am Monatsende anstehen, gleichmäßig über den Abrechnungszeitraum, so dass die Daten und Transaktionen so verarbeitet werden, wie sie eintreffen. BlackLine setzt auf Automatisierung, um den Abschluss zu verkürzen und Spitzen am Ende der Periode auszugleichen

Industry

ERP

Region

Europe

COMPANY SIZE

Enterprise

Vorteile

Automatisierung und laufende Verbesserungen

Die Ergebnisse

Die Universittät Leiden konnte mit Smart Close nach einer dreimonatigen Implementierungs-Phase und einer reibungslosen Einführung aufgrund seiner benutzerfreundlichen, eingebetteten Technologie live gehen. Mit der Lösung von BlackLine hat das Shared Service Center viele Verbesserungen erfahren.

"Die Qualität der Administration hat sich dramatisch verbessert", erklärt Rob. "Jetzt haben wir klare Prozesse, einschließlich klar definierter Verantwortlichkeiten bei den verschiedenen Aufgaben. Als Manager kommt Smart Close auch meiner Position direkt zugute. Es generiert automatisch Berichte, und ich kann jederzeit sehen, wie wir im Abschlussprozess vorankommen.

Die einfache administrative Handhabung erstreckt sich auch auf Audits, ein wichtiger Aspekt jedes Finanzabschlusses. Rob sagt, dass die Lösung nicht nur den Prüfungsprozess vereinfacht, sondern auch den Zeitaufwand drastisch reduziert hat. "Mit Smart Close haben wir ein einfaches internes Audit; es dauert jetzt nur noch einen Tag."

Aber nicht nur der Audit-Prozess profitiert von einer verkürzten Zeitspanne. Rob erläutert, dass auch der Jahresabschluss deutlich weniger schmerzhaft geworden ist. "Unseren Jahresabschluß schaffen wir jetzt drei Wochen schneller als vorher. Mit Smart Close können wir effizienter arbeiten, indem wir uns auf Ausnahmen und auf Problemfälle konzentrieren."

Trotz dieser beeindruckenden Verbesserungen für den Abschlussprozess konzentriert sich die Universität Leiden darauf, wie sie weiterhin besser werden kann und bewegt sich stetig auf die vollständige Digitalisierung des Abschlusses zu.

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