Die Zeit, die für die täglichen Bargeldabstimmungen aufgewendet wird, hat sich um 85% reduziert, bei gleichzeitiger Verbesserung der Transparenz und der Ergebnisse im Finanzbereich.

Groupon (NASDAQ:GRPN) wurde 2008 gegründet und ist ein weltweit führendes Unternehmen im lokalen Handel. Durch die Nutzung sowohl der globalen Beziehungen des Unternehmens, als auch seiner Größe, profitieren kleinere Unternehmen und Verbraucher: Kunden erhalten Zugang zu interessanten Deals auf der ganzen Welt, während lokale Händler Geschäftsmöglichkeiten erweitern und Einnahmen steigern. Das Unternehmen ging 2011 an die Börse.

Die Herausforderung

Für Groupon war der Übergang von einem Ein-Stadt-Unternehmen zu einem Unternehmen, das in nur sieben Jahren in 40 Ländern tätig ist, mit erheblichen Herausforderungen hinsichtlich der Transparenz und der Ergebnisse im Prozess des Finanzabschlusses verbunden. "Aufgrund unseres schnellen Wachstums wurden mit der Zeit viele unserer globalen Prozesse dezentral verwaltet, und verschiedene Regionen begannen, unterschiedliche Instrumente einzusetzen", sagte Joseph Albrecht, Finanzsystemmanager bei Groupon.

"In einigen Ländern wurden für die Abschlussprozesse die Fristen nicht eingehalten. Dennoch hatten wir keine wirkliche Einsicht, wer im Rückstand war. Außerdem war es für uns als öffentliches Unternehmen entscheidend, dass wir einem Abschluss innerhalb von 5 Tagen schaffen konnten."

Groupon verließ sich beim Management der Reconciliations auf Excel-Tabellen, was das Unternehmen nicht nur anfällig für menschliche Fehler machte, sondern auch bedeutete, dass die Teammitglieder jeden Tag drei bis vier Stunden ihrer wertvollen Zeit dafür aufwenden mussten. Die Buchhalter waren mit der Dateneingabe und der Koordinierung der Tabellenkalkulationen beschäftigt, so dass wenig Zeit blieb, um Unstimmigkeiten zu erkennen oder sich auf die Analyse zu konzentrieren. Albrecht sagte: "Wir mussten wirklich Wege finden, unsere Prozesse effizienter zu gestalten und unseren Abstimmungsprozess vollständig zu zentralisieren.

Warum BlackLine

Nach dem Vergleichen und dem Testen mehrerer Lösungen entschied sich Groupon für die BlackLine-Plattform für Finance Controls & Automation. Da BlackLine vollständig Cloud-basiert ist, können Teammitglieder aus dem Finanzwesen und der Buchhaltung auf der ganzen Welt problemlos auf Finanzabschlussdaten zugreifen, ohne darauf warten zu müssen, dass jemand die Daten aggregiert, an- und abmeldet, scannt und per E-Mail die Tabellenkalkulationsblätter versendet.

BlackLine lässt sich auch in die bestehenden ERP-Systeme von Groupon, Microsoft Great Plains und NetSuite integrieren. "Wir haben gesehen, dass BlackLine uns die Flexibilität bietet, das neue System und den neuen Prozess sehr schnell an Buchhaltungsteams auf der ganzen Welt auszurollen", sagte Albrecht. "Darüber hinaus verfügt BlackLine über eine Reihe von Produkten, die wir in Zukunft nach und nach hinzufügen können, wenn wir sie benötigen. Es war definitiv ein Plus, dass sich alle Produkte nahtlos ineinander integrieren lassen".

Groupon hat die BlackLine-Produkte für Account Reconciliation und Transaction Matching innerhalb von sieben Monaten in 80 Geschäftseinheiten eingeführt. "Die Implementierung war relativ einfach. Die BlackLine-Mitarbeiter führten uns durch die Systemkonfigurationen und gaben uns viele hilfreiche Empfehlungen und Tipps, um sicherzustellen, dass wir keine Probleme hatten. Die Set-up des Systems ermöglichte es uns, ein starkes Fundament zu schaffen, sobald wir mit der Einführung für die Teams auf der ganzen Welt begonnen hatten", sagte Albrecht. "Die BlackLine-Lösung ist so aufgebaut, dass sie für die Anwender leicht zu bedienen ist, was wiederum unsere Akzeptanzraten erhöht hat.

Industry

Region

United States

COMPANY SIZE

Enterprise

Vorteile

Erhöhte Transparenz, länder- und personenbezogene Verantwortlichkeiten, weniger Aufwand für Jahresabschlussberichte und Wirtschaftsprüferanfragen, ermöglichten eine fortlaufende Skalierbarkeit der Buchhaltungsprozesse, während das Unternehmen weiter wächst, und reduzierten den Zeitaufwand für die täglichen Kassenabstimmungen um 85%.

Die Ergebnisse

Erhöhte Sichtbarkeit und Verantwortlichkeit. Vor der Einführung von BlackLine hatten die Kernbuchhaltungs- und Finanzteams von Groupon keine Echtzeit-Sichtbarkeit der Finanzabschlussprozesse in mehr als 500 Märkten in 40 Ländern. Heute weiß das Team genau, wo sich jede Geschäftseinheit im Abschlussprozess befindet. "BlackLine stellt sicher, dass Länder und Einzelpersonen zur Verantwortung gezogen werden. Wir können sofort sehen, wer seine Aufgaben erledigt und wer in Verzug ist", sagte Albrecht. "Darüber hinaus hat das obere Management mehr Einblick in den Abstimmungsprozess am Monatsende. BlackLine hat unser Problem der mangelnden Transparenz gelöst".

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