Groupon (NASDAQ:GRPN) wurde 2008 gegründet und ist ein weltweit führendes Unternehmen im lokalen Handel. Durch die Nutzung sowohl der globalen Beziehungen des Unternehmens, als auch seiner Größe, profitieren kleinere Unternehmen und Verbraucher: Kunden erhalten Zugang zu interessanten Deals auf der ganzen Welt, während lokale Händler Geschäftsmöglichkeiten erweitern und Einnahmen steigern. Das Unternehmen ging 2011 an die Börse.
Die Herausforderung
Für Groupon war der Übergang von einem Ein-Stadt-Unternehmen zu einem Unternehmen, das in nur sieben Jahren in 40 Ländern tätig ist, mit erheblichen Herausforderungen hinsichtlich der Transparenz und der Ergebnisse im Prozess des Finanzabschlusses verbunden. "Aufgrund unseres schnellen Wachstums wurden mit der Zeit viele unserer globalen Prozesse dezentral verwaltet, und verschiedene Regionen begannen, unterschiedliche Instrumente einzusetzen", sagte Joseph Albrecht, Finanzsystemmanager bei Groupon.
"In einigen Ländern wurden für die Abschlussprozesse die Fristen nicht eingehalten. Dennoch hatten wir keine wirkliche Einsicht, wer im Rückstand war. Außerdem war es für uns als öffentliches Unternehmen entscheidend, dass wir einem Abschluss innerhalb von 5 Tagen schaffen konnten."
Groupon verließ sich beim Management der Reconciliations auf Excel-Tabellen, was das Unternehmen nicht nur anfällig für menschliche Fehler machte, sondern auch bedeutete, dass die Teammitglieder jeden Tag drei bis vier Stunden ihrer wertvollen Zeit dafür aufwenden mussten. Die Buchhalter waren mit der Dateneingabe und der Koordinierung der Tabellenkalkulationen beschäftigt, so dass wenig Zeit blieb, um Unstimmigkeiten zu erkennen oder sich auf die Analyse zu konzentrieren. Albrecht sagte: "Wir mussten wirklich Wege finden, unsere Prozesse effizienter zu gestalten und unseren Abstimmungsprozess vollständig zu zentralisieren.
Warum BlackLine
Nach dem Vergleichen und dem Testen mehrerer Lösungen entschied sich Groupon für die BlackLine-Plattform für Finance Controls & Automation. Da BlackLine vollständig Cloud-basiert ist, können Teammitglieder aus dem Finanzwesen und der Buchhaltung auf der ganzen Welt problemlos auf Finanzabschlussdaten zugreifen, ohne darauf warten zu müssen, dass jemand die Daten aggregiert, an- und abmeldet, scannt und per E-Mail die Tabellenkalkulationsblätter versendet.
BlackLine lässt sich auch in die bestehenden ERP-Systeme von Groupon, Microsoft Great Plains und NetSuite integrieren. "Wir haben gesehen, dass BlackLine uns die Flexibilität bietet, das neue System und den neuen Prozess sehr schnell an Buchhaltungsteams auf der ganzen Welt auszurollen", sagte Albrecht. "Darüber hinaus verfügt BlackLine über eine Reihe von Produkten, die wir in Zukunft nach und nach hinzufügen können, wenn wir sie benötigen. Es war definitiv ein Plus, dass sich alle Produkte nahtlos ineinander integrieren lassen".
Groupon hat die BlackLine-Produkte für Account Reconciliation und Transaction Matching innerhalb von sieben Monaten in 80 Geschäftseinheiten eingeführt. "Die Implementierung war relativ einfach. Die BlackLine-Mitarbeiter führten uns durch die Systemkonfigurationen und gaben uns viele hilfreiche Empfehlungen und Tipps, um sicherzustellen, dass wir keine Probleme hatten. Die Set-up des Systems ermöglichte es uns, ein starkes Fundament zu schaffen, sobald wir mit der Einführung für die Teams auf der ganzen Welt begonnen hatten", sagte Albrecht. "Die BlackLine-Lösung ist so aufgebaut, dass sie für die Anwender leicht zu bedienen ist, was wiederum unsere Akzeptanzraten erhöht hat.
