Increasing Real-Time Visibility in the Close Process

Jede Sekunde werden auf eBay Artikel im Wert von mehr als 2.100 US-Dollar verkauft, die Transaktionen von nahezu 70 Milliarden US-Dollar pro Jahr entsprechen. Die Position von eBay als globaler Handelsriese wird noch von weiteren grob geschätzten 100 Milliarden US-Dollar aus dem Handel anderer Marken des Unternehmens gestärkt, wie eBay enterprise, PayPal, Bill Me Later und StubHub. eBay zählt mehr als 100 rechtliche Einheiten weltweit, u.a. mehrere Einheiten in zahlreichen Ländern. Das Unternehmen muss Hunderte von Bilanzkonten für jeweils alle diese Einheiten abstimmen.

Mit einigen Ausnahmen strebt eBay eine Single-Instance SAP ERP-Lösung für eine globale Transparenz in seinem Finanzwesen an. Ein verschachteltes Kontensystem machte jedoch den Finanzabschluss des Unternehmens am Monatsende kompliziert, mit einem Prozess, der sich bis zu 10Tage hinzog. Dieser lange Zyklus lässt sich vor allem dadurch erklären, dass sich das Unternehmen auf ein größtenteils manuelles und auf Papier basiertes Kontenabstimmungssystem verließ. Tom Hoover, Senior Manager für Finanzsysteme bei eBay, erinnert sich, dass alle in der Buchhaltung hin und her liefen. „Aufgrund unserer Geschäftstätigkeit erhalten wir oft Anfragen bezüglich Dokumenten, die mehrere Jahre zurückgehen. Eine ausgesprochen zeitintensive Angelegenheit.” Wenn Begleitdokumente für mehrere verschiedene rechtliche Einheiten angefordert wurden, waren viele Telefongespräche und E-Mails notwendig, um die notwendigen Papiere aufzuspüren und abzulegen. Sprachbarrieren, Zeitverschiebungen und geplante sowie ungeplante frei genommene Tage haben alle zu Verzögerungen beigetragen. Eine Zeitspanne von 24 Stunden wurde in den Finanzabschlusszyklus eingebaut, um diese Mängel zu berücksichtigen, was aber nicht verhinderte, dass einige Konten offen blieben, hauptsächlich aufgrund der enormen Anzahl der Mitarbeiter in der Buchhaltung weltweit.

„Um die Informationen zu erhalten, war viel Logistik gefragt”, erklärte Hoover. „Vor allem war es für die Controller schwierig, die Konten ohne Informationen an einer zentralen Stelle abzeichnen mussten.” Dies sorgte beim Abschluss manueller Checklisten am Monatsende wiederum für einen ausgesprochen reaktiven Prozess. Knapp 20 Jahre, nachdem der Gründer von eBay, Pierre Omidyar, die Türen des Unternehmens öffnete, indem er einen defekten Laserdrucker für 14,83 versteigerte, muss das Unternehmen mehr als 10.000 Konten jeden Monat abstimmen, von denen schätzungsweise 1.600 als wichtige Konten für Prüfungszwecke identifiziert wurden. „Wir waren an einem Punkt angekommen, an dem wir wussten, dass wir uns modernisieren mussten und beginnen mussten, intelligenter vorzugehen”, erklärte Hoover.