Reduzierung der manuellen Journaleinträge um 36% und Erhöhung der Transparenz in der gesamten Organisation

Brooks Rehabilitation mit Hauptsitz in Jacksonville, Florida, ist ein Rehabilitationssystem mit 14 Geschäftseinheiten. Seit mehr als vier Jahrzehnten bietet das Unternehmen fortschrittliche Therapie und medizinische Versorgung sowie die Leidenschaft, das Mitgefühl, die Motivation und die Hoffnung, den Menschen zu helfen, ihr höchstes Maß an Genesung zu erreichen. Die Dienstleistungen umfassen stationäre Rehabilitation, Krankenpflege, betreutes Wohnen und Gedächtnistraining, ambulante Therapie, häusliche Pflege, Community-Programme und Forschung.

Die Herausforderung

Für Brooks Rehabilitation ist die Betreuung der Patienten von größter Bedeutung. Die Bereitstellung einer qualitativ hochwertigen Versorgung erfordert jedoch mehr als die Einstellung qualifizierter, mitfühlender Betreuer. Es bedeutet auch, sich an die zahlreichen Vorschriften zur Genauigkeit und Transparenz der Abrechnung anzupassen und diese einzuhalten.

Doch selbst als das Gesundheitsteam von Brook auf elektronische Krankenakten umstieg, hatte das Buchhaltungs-Team der Organisation noch immer mit einem papierbasierten Finanzabschluss zu kämpfen. Hannah Marshall, leitende Buchhalterin, sagte: "Wir hatten für jeden Mitarbeiter Ordner mit Journaleinträgen, nach Monaten sortiert. Unser altes Verfahren bestand darin, die Journalbuchung in Excel zu erstellen, sie in unser EHR-System einzugeben, sie dann auszudrucken und eine ordnungsgemäße Sicherungsdokumentation beizufügen.

Sobald der Monat abgeschlossen war, mussten alle Buchhalter ihre Buchungen lochen, sie in einen Ordner ablegen und die Ordner dann den Managern zur Genehmigung vorlegen. Die Ordner saßen in den Büros und verstaubten, bis die Manager die Möglichkeit hatten, sie zu genehmigen."

Der manuelle Prozess und die Dokumentation in Papierform behinderten den Arbeitsablauf erheblich - was mit zunehmender Expansion des Unternehmens zur Versorgung von mehr bedürftigen Patienten ein zunehmendes Risiko darstellte. "Wir wurden durch einen Mangel an Genehmigungen herausgefordert. Manchmal wurden Einträge nach dem Abschluss des Prozesses genehmigt", sagte Marshall. "Da alles auf Papier und sehr manuell war, gab es einfach keine Transparenz oder Übersicht. Es war sehr schwierig für das obere Management, zu wissen, wo wir während des Abschlusses standen."

Warum BlackLine

Die Kriterien von Brooks Rehabilitation für eine neue Lösung für die Abschlussprozesse waren umfangreich. Das Team wünschte sich ein System, das den Arbeitsablauf verbessert, eine Berichterstattung in Echtzeit ermöglicht und den Zugriff auf Journalbuchungen und Abstimmungen auf einer Plattform ermöglicht. "Wir wollten die Zeit für die Eingabe von Daten reduzieren, den Prozess rationalisieren und mehr Zeit für die Analyse der Daten aufwenden, anstatt sie nur zu reporten", so Marshall. "Wir wollten uns von unseren Ordnern verabschieden und die Transparenz erhöhen."

Laut Marshall war die BlackLine-Plattform für Finanzkontrolle und Automatisierung die einzige Lösung, die Brooks gesamte Wunschliste abdeckte. "BlackLine ist Cloud-basiert, so dass wir von überall aus Echtzeit-Sichtbarkeit über alle unsere Einrichtungen erhalten konnten. Wir kannten den Ruf des Unternehmens und die Anrufe, die wir auf Empfehlung getätigt hatten, bestätigten, dass der Kundenservice gut war, und die Plattform arbeitete mit unserem EHR-System zusammen. BlackLine war einfach zu bedienen, und kostenlose Schulungen über BlackLine U waren immer verfügbar. Und Schließlich stimmte auch der Preis."

ERP

MEDITECH

Region

United States

COMPANY SIZE

Midsize

Vorteile

Um 36% reduzierte manuelle Journalbuchungen, erhöhte Sichtbarkeit in der gesamten Organisation, rationalisierte Arbeitsabläufe.

Die Resultate

Um 36% reduzierte manuelle Journalbuchungen. Früher verbrauchte die große Anzahl manueller Journalbuchungen von Brooks wertvolle Buchhaltungszeit und erhöhte das Fehlerrisiko. Mit BlackLine haben Marshall und ihr Team die Anzahl der manuellen Journalbuchungen um 36% reduziert. "Mein Lieblingserfolg mit BlackLine ist die schnellere Verarbeitung von Journalbuchungen. Wir müssen einen Eintrag nicht mehr in Excel eingeben, ausdrucken, in MEDITECH eingeben, das Backup anhängen und ablegen", sagte Marshall. "Die Excel-Importvorlagen von BlackLine haben uns geholfen, die Anzahl der Journaleinträge von 550 auf 350 pro Monat zu reduzieren. Wir haben zusätzliche Zeit für die Analyse und Überprüfung der Finanzdaten, da wir weniger Zeit für die Eingabe benötigen, und unsere Genehmigungen werden vor dem Abschluss abgeschlossen. Unser Controller ist viel zufriedener".

Erhöhte Sichtbarkeit in der gesamten Organisation. Die Buchhalter von Brooks können jedes Konto jederzeit einsehen und sich das wahre "Gesamtbild" des gesamten Abschlusses anzeigen lassen, ohne nach dem richtigen Ordner suchen zu müssen. Dateien und Dokumentationen werden innerhalb von BlackLine gespeichert, wodurch der Bedarf an Papierlagerflächen (und die damit verbundenen Kosten) reduziert wird. "BlackLine hat uns echte Transparenz gebracht", sagte Marshall. "Wir haben von überall her leichten Zugang, um Journaleinträge und Sicherungskopien für Referenzen, Überprüfungen und Audits zu erstellen."

Rationalisierter Arbeitsablauf. Mit BlackLine können die Leiter der Buchhaltung von Brooks Aufgaben zuweisen, die Standardisierung der Buchungen sicherstellen und Routineprozesse automatisieren. Als Ergebnis haben Marshall und ihr Team jetzt jeden Monat einen effizienten, gestrafften Arbeitsablauf, der Zeit und Personalressourcen spart. Außerdem sind sie besser auf das Wachstum vorbereitet, da die Bedürfnisse im Gesundheitswesen in Florida zunehmen. "Wir finden es toll, dass BlackLine webbasiert ist und von jedem Computer aus für jeden Benutzer leicht zugänglich ist", sagte Marshall. "Unsere Manager lieben die mobile Zugriffsfunktion. Sie können sich von ihrem Telefon aus einloggen und von überall aus Journaleinträge genehmigen. BlackLine hat uns wirklich geholfen, unseren Finanzabschlussprozess zu modernisieren".

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