Kontrolle und Transparenz bei einem zweitägigen Monatsabschluss

Australia Post ist weit davon entfernt, Briefe wie im Jahr 1809 per Packpferd zuzustellen.

Das staatliche Unternehmen hat in seiner langen Geschichte stets auf Innovation gesetzt. Es begann mit dem Telegrafen in den späten 1800er Jahren und hat sich bis zum heutigen Einsatz von mehr als 1.000 umweltfreundlichen elektrischen Lieferfahrzeugen - der größten Flotte des Landes - entwickelt.

Dieser Innovationsgeist zieht sich durch das gesamte Unternehmen, einschließlich Buchhaltung und Finanzen. Das Unternehmen verwaltet einen Jahresumsatz von über 6,8 Milliarden US-Dollar in verschiedenen Geschäftsbereichen, zu denen Lieferungen, E-Commerce, Logistik, Direktmarketing und Finanzdienstleistungen wie Rechnungsbegleichung und Versicherung gehören.

Australia Post beschäftigt über 35.000 Mitarbeiter, stellt jährlich drei Milliarden Sendungen zu und betreibt mehr als 4.350 Postämter. Mit mehreren Tochtergesellschaften erfordern der Umfang und die Komplexität des Finanzmanagements des Unternehmens eine effiziente Automatisierung. Diese Automatisierung minimiert die manuellen Aufgaben, stärkt die Kontrollen und erhöht die Transparenz.

"Unsere Strategie im Rechnungswesen besteht darin, die beste Technologie in unsere Unternehmenskultur einzubetten, um Effizienzsteigerungen und Prozessverbesserungen anzustreben und über Innovationen über den Tellerrand hinaus nachzudenken", sagt Catherine Phan, Senior Manager, General Accounting bei Australia Post. "BlackLine ermöglicht es uns, diese Strategie umzusetzen."

"Da ich aus dem öffentlichen Rechnungswesen komme, weiß ich, wie wichtig es ist, die Verbesserung von Genauigkeit und Effizienz voranzutreiben", sagt Willardson. "Trotzdem haben wir noch so viele Dinge manuell erledigt, darunter die Abstimmung von Hunderten von Bankkonten. Unser Abschluss dauerte 15 Tage und erforderte immer noch erhebliche Überstunden der Mitarbeiter".

Kontrolle und Transparenz bei einem zweitägigen Monatsabschluss

Seit 2014 hat Australia Post den Einsatz von BlackLines Account Reconciliations und Transaction Matching skaliert. Ziel ist es, den Abstimmungsprozess, der bisher langsam und mühsam war, zu optimieren.

"Vor BlackLine hatten wir wenig Transparenz und Kontrolle in der gesamten Gruppe", sagt Phan. "In Excel war der gesamte Prozess arbeitsintensiv und zeitaufwendig, und es fehlte die Kontrolle."

Australia Post begann ihre BlackLine-Reise mit Account Reconciliations, um die Abstimmungen zu automatisieren und zu standardisieren, mit einem iterativen Rollout in vier Tochtergesellschaften. Heute ermöglicht es BlackLine der Australia Post, etwa 750 Kontoabstimmungen pro Monat zu automatisieren - was die manuellen Aufgaben drastisch reduziert und zu einem bemerkenswert schnellen, zweitägigen Monatsabschluss beiträgt.

Australia Post nutzt BlackLine beispielsweise zur automatischen Generierung täglicher Berichte, die Konten hervorheben, die einer genaueren Untersuchung bedürfen. "BlackLine bietet viel mehr Kontrolle und Transparenz bei Kontenabstimmungen, ohne dass ein Mitarbeiter Informationen von Teammitgliedern abrufen und einen Bericht erstellen muss", sagt Phan.

"Wir werden uns die Variance Analyses Funktion von BlackLine genauer ansehen, um so in der Lage zu sein, dem Management Echtzeit-Updates und aussagekräftige Bilanzberichte zur Verfügung zu stellen".

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Vorteile

Stärkere Kontrolle und Transparenz tragen dazu bei, dass Transaktionskonten unter Anwendung der Abgleichsregeln an zwei Tagen im Monat geschlossen werden, im Vergleich zu 9 Tagen vor der Implementierung. Gestraffte Jahresabschlussprüfungen für den Bilanzausgleich, die in weniger als einer Woche abgeschlossen sind, im Vergleich zu mehr als zwei Wochen davor.

Kosteneinsparungen von mehr als 1 Million $ in 3 Jahren

Kosteneinsparungen von mehr als 1 Million $ in 3 Jahren

Durch das Arbeiten mit Account Reconciliations konnte Australia Post die Grundlage für den Übergang zu Transaction Matching ohne Probleme sicherstellen. Das BlackLine U-Training half den Buchhaltern der Australia Post, das Arbeiten mit dem System schnell zu erlernen und die Vorteile der BlackLine-Technologie zu nutzen.

"Aufgrund von Ressourcenbeschränkungen und verschiedenen Prioritäten wollten wir die Account Reconciliations optimieren und uns dann mit Prozessverbesserungen befassen", erklärt Phan. "Wir fingen neu an, indem wir die Konten bereinigten und dann Transaction Matching einsetzten.

Phans Team verwendet BlackLine, um Transaktionen über Rechnungen, Zahlungen und Kontoauszüge hinweg abzugleichen, deren Volumen mit zunehmender Nutzung von etwa 200.000 auf 500.000 pro Monat gestiegen ist. Dies wird durch die Verwendung der Abgleichsregeln in BlackLine für alle transaktionalen GL-Konten mit hohem Volumen erreicht.

Phan sagt: "Heute haben weniger als 1% der Konten Bewegungen, die 90 Tage oder älter sind, was dank der größeren Transparenz die BlackLine bietet, drastisch unter 50% der Konten liegt.

"Die Lösung wird nicht nur von unserem Reconciliation Team, sondern auch von unserem StarTrack Cash and Banking Team genutzt, das BlackLine für die Zuordnung von Quittungen zu Kunden verwendet. Und sie sind jetzt in der Lage, 80 % der Quittungen den Rechnungen zuzuordnen, das sind 50 % mehr als vor der Einführung von BlackLine".

Was die finanziellen Einsparungen anbelangt, so hat BlackLine der Australia Post innerhalb von drei Jahren etwa 1 Million Dollar eingespart. Es gibt Möglichkeiten für eine weitere Implementierung, wie z.B. die Maximierung der Gesamtzahl der Konten, die in denselben Kategorien gruppiert werden können, die Minimierung des Herunterladens von Belegen und die Nutzung der automatisch zertifizierten Funktionen, Aufgabenfunktionen und Abweichungsanalysen. Diese Funktionen ermöglichen es den Teams, sich auf die Strategie "Management by Exception" zu konzentrieren.

Nächste Schritte

Australia Post testet im Moment den weiteren Einsatz von BlackLine in zwei zusätzlichen Bereichen, um Konsolidierungsschwierigkeiten zu bekämpfen: Matching-Regeln und Varianzanalyse.

Zum Beispiel war Intercompany Imbalance schon immer ein Problem bei der Konsolidierung. Die Abstimmung von Lohn- und Gehaltskonten für mehr als 35.000 Mitarbeiter kann mühsam und zeitaufwendig sein.

Die BlackLine-Matching-Regeln ermöglichen es den Buchhaltern, den Abstimmungsprozess zu verbessern und sich auf die analytische Arbeit zu konzentrieren.

Unabhängig von ihrer Ausrichtung, kann sich die Australia Post beim weiteren Ausbau ihrer Buchhaltungs- und Finanzfunktion auf bewährte Best Practices und moderne Technologie stützen.

"Continuous Accounting, Management by Exception und Prozessverbesserungen sind wichtige Punkte in unserer Strategie, und wir werden BlackLine weiterhin nutzen, um diese Ziele zu erreichen", sagt Phan.

"Prozesse zu verstehen, Lücken zu identifizieren und eng mit BlackLine zusammenzuarbeiten, sind die wichtigsten Best Practices, die wir befolgt haben, um Projekte durchzuführen und Ergebnisse zu erzielen.

Abschluss von schnellen, optimierten Audits innerhalb einer Woche

Die jährlichen Audits sind ein weiterer Bereich, in dem Australia Post durch BlackLine entscheidende Verbesserungen erzielt. Mit dem direkten Zugang zu BlackLine haben externe Prüfer die jährlichen Audits nun in weniger als einer Woche abgeschlossen, während Phans Team von der Qual der manuellen Vorbereitung und zeitaufwendigen Erklärungen verschont bleibt.

"Wir müssen keine Zeit mehr damit verbringen, E-Mails zu verschicken, zu fotokopieren und zu scannen und uns mit den Prüfern zusammenzusetzen, um jede einzelne Frage zu beantworten", sagt Phan. "Wir stellen sicher, dass die Prüfer über BlackLine entsprechenden Zugang zu den Konten haben, die sie benötigen, und wenn sie Fragen haben, ist das ganz einfach. Das ist ein sehr großer Pluspunkt für uns", sagt Phan.

Indem wir unseren Rechnungsprüfern Zugang zu unserem BlackLine-System gewähren, haben sie vollständige Transparenz und Effizienz. Sie schließen die Balance Sheet Reconciliations innerhalb einer statt zwei Wochen ab. Dank der Transparenz von BlackLine gibt es nun fast keine Fragen oder Unstimmigkeiten mehr.

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